Ecclesia - Stellsesongen trinn for trinn
I dette avsnittet går vi gjennom hele stellprosessen fra start til slutt.
Rekkefølgen i prosessen er:
- Vask stellkontakter mot Folkeregisteret.
- Oppdater priser i tjenesteregisteret.
- Utfør ordrelaging for alle kunder med årlig faktura.
- Finn fond uten dekning.
- Avslutt stell som ikke skal fortsette.
- Utfør stell på gravene (ta ut stelliste).
- Påfør renter på fond.
- Debiter fond (send debiteringsliste til bank).
1. Vask stellkontakter mot Folkeregisteret
En datavask finner alle avdøde stellkontakter både innenfor og utenfor organisasjonen.
Det første man bør gjøre før stellsesongen starter, er å sikre at alle personopplysningene er korrekte.
Hvis organisasjonen har tilgang til Folkeregisteret, kan du enkelt vaske og oppdatere stellkontaktene.
Advarsel
Kun personer med fødselsnummer vil bli oppdatert.
Hver oppslag mot Folkeregisteret belastes organisasjonen.
- Åpne et stellkort.
- Utvid Verktøy i funksjonsmenyen til venstre.
- Utvid Datavask.
- Velg Fond uten dekning eller Årlig stellavtale.
Du kommer til arbeidsflaten Vask mot Folkeregisteret.
- Velg ønsket kategori.
- Klikk på OK.
Informasjon
Det er kun lov å utføre et begrenset antall oppslag mot Folkeregisteret i arbeidstiden.
Alle datavasker utføres derfor etter kl. 17:00.
Resultatet vil ligge i hovedmenyen under Alle mine bakgrunnsjobber neste dag.
2. Oppdater priser i tjenesteregisteret
Tjenestene som brukes i stellavtaler (f.eks. planting og pynting) administreres i tjenesteregisteret.
Har prisene endret seg siden i fjor? Oppdater disse før ordrelagingen.
3. Ordrelaging for kunder med årlig faktura
Denne rutinen lager ordre for alle stell med type Faktura.
- Åpne et stellkort.
- Utvid Verktøy.
- Klikk på Ordrelaging.
Du kommer til arbeidsflaten Ordrelaging.
- Velg gravplass, felt og periode.
Systemet varsler hvis noen stell har mangler.
- Klikk Vis liste over stell for å rette manglene.
- Klikk OK når alt er klart.
Informasjon
Hvis du ikke velger gravplass eller periode, lager systemet ordre for alle.
Du kan nå gå til ordrekortet og fakturere på vanlig måte.
Tips
Usikker på fakturering? Les mer her.
4. Finne fond uten dekning for videre stell
Når saldoen i et fond er lavere enn summen av tjenestene som skal utføres, mangler fondet dekning.
Da bør fondseier varsles om behov for innbetaling.
- Åpne et stellkort.
- Utvid Vis.
- Klikk på Fond uten dekning.
- Klikk på den blå pilen for å åpne stellkortet og eventuelt sende brev.
Send felles brev om fond uten dekning
Har du brevmal ferdig, kan du sende masseutsendelse:
- Gå til avansert søk.
- Søk etter:
type: fond
status: ikke dekning
avsluttet: nei
- Utvid Eksporter.
- Velg Til brev.
- Velg brevmal → OK.
Systemet produserer brevene.
Du finner dem i hovedmenyen under Alle mine bakgrunnsjobber.
- Klikk på lenken for å åpne brevene.
- Klikk på lenken i boksen Brev for å skrive ut.
5. Avslutt stell som ikke skal fortsette
- Gå til stellkortet.
- Åpne objektmenyen i Stellopplysninger.
- Klikk Avslutt stellavtale.
- Kontroller dato.
- Klikk OK.
Tips
For å avslutte mange stell samtidig, se funksjonen Avslutt avtaler.
6. Utfør stell på gravene (ta ut stelliste)
Stellisten brukes av utepersonalet når stell utføres.
Se stellister
- Åpne et stellkort.
- Utvid Vis.
- Klikk på Stellister.
- Klikk på pilen for å åpne en tidligere stelliste.
- Klikk på lenken under Stelliste for å se/skriv ut.
Opprett ny stelliste
- Åpne et stellkort.
- Utvid Vis.
- Klikk på Stellister.
- Klikk på Opprett.
- Velg gravplass, felt, utseende og tjenester.
- Klikk OK.
- Klikk lenken under Stelliste for å se/skriv ut.
Tildel ansvarlig steller
- Gå til boksen Ansvarlig steller.
- Velg bruker.
- Klikk Legg til.
7. Påføre renter på fond
Tips
Les mer om påføring av renter.
8. Debitere fond (sende debiteringsliste til bank)
Tips
Les mer om debiteringslister.