Ecclesia - Fornye feste ved forfall

Bruk denne veiledningen hvis du skal fornye flere fester samtidig.

1. Forarbeid før ordrelaging

Bruk funksjonsmenyen for festekortet til å rette opp feil og mangler før ordrelaging.

1.1. Gravlagte festere

Finn alle gravlagte festere i organisasjonen. Bruk listen som genereres for å behandle de aktuelle festene:

• Gå til et festekort.
• Utvid Vis i funksjonsmenyen.
• Klikk på Gravlagte festere.
• Gjør fester historisk der nødvendig.
• Oppdater festet med informasjon om ny fester eller avslutt feste.

1.2. Slett graver fra feste med passert slettedato

• Gå til et festekort.
• Utvid Vedlikehold i funksjonsmenyen.
• Klikk på Slett graver fra feste med passert slettedato.
• Klikk Ja for å bekrefte valget.

1.3. Merk festeavtaler uten graver som slettet

• Gå til et festekort.
• Utvid Vedlikehold i funksjonsmenyen.
• Klikk på Merk festeavtaler uten graver som slettet.

• Klikk Ja for å bekrefte valget.

1.4. Datavask festere

En datavask finner alle avdøde festere både innenfor og utenfor organisasjonen.

Advarsel

Kun personer med fødselsnummer blir oppdatert. Organisasjonen blir belastet per oppslag i folkeregisteret.

• Gå til et festekort.
• Utvid Verktøy i funksjonsmenyen.
• Klikk på Datavask festere.

• Velg om datavask skal utelate allerede verifiserte personer.
• I feltet Festere for feste med forfall står som regel inneværende år, men dette kan endres.
• Klikk OK for å bestille datavask.

Informasjon

Det er kun tillatt å gjøre et begrenset antall folkeregisteroppslag i arbeidstiden. Datavask utføres derfor etter kl. 17:00.
Ferdig rapport finnes neste dag under Alle mine bakgrunnsjobber i hovedmenyen.

Bruk listen som genereres for å behandle festene:

• Gjør fester historisk.
• Oppdater festet med informasjon om ny fester.

2. Ordrelaging

• Gå til et festekort.
• Utvid Verktøy i funksjonsmenyen.
• Klikk på Ordrelaging.

Informasjon

• Dersom organisasjonen mangler tilgang til folkeregisteret, vil et varsel vises når ordrelaging startes.
• Sjekk informasjonen manuelt eller bestill tilgang.

• Velg datoer for forfallsperioden du skal lage faktura for.
• Velg et gravplass eller alle gravplasser.

Når perioden og gravplass er valgt, viser systemet antall ordre som kan opprettes, samt en oversikt over funnede feil.

Det anbefales å rette manglene før du produserer ordrene. Hvis forarbeidet er gjort, vil det være få feil å behandle her.

Utløpte frigraver

Fanen Utløpte frigraver viser festeavtaler der fredningstiden er passert eller går ut i perioden du lager ordre for.

• Klikk vis liste over feste for detaljert informasjon.
• Ta stilling til hvordan hver festeavtale skal håndteres.

Informasjon

Anbefalt:

• Avvent ordrelaging for disse festene og kjør festefornyelsen på nytt etter at all fredningstid har utløpt.

Alternativer:

• Lag ordre nå – ikke ta betalt for frigravene (kan medføre tapte inntekter).
• Lag ordre nå – ta betalt for frigravene (kan medføre krav om tilbakebetaling).

Kontaktinformasjon mangler

Systemet varsler dersom noen festere mangler navn eller fullstendig adresse.

• Klikk vis liste over feste for mer informasjon.
• Oppdater kontaktinformasjonen.

Advarsel

Festeavtaler med mangelfulle opplysninger får ikke generert festefornyelsesordre.

Kun frigraver eller vernede graver

Systemet varsler dersom festet kun inneholder frigraver eller vernede graver.

• Klikk vis liste over feste for mer informasjon.

Systemet foreslår nytt forfallsår – det første året etter at fredningstid utløper – samt resultat av standard festeperiode.

• Klikk på Oppdater feste for å sette nytt forfallsår.

3. Sjekk ordrene

• Etter at du har opprettet ordrene, vises en bekreftelse på skjermen.

Generering av ordre kan ta litt tid ved større kjøringer.

• Klikk på Ordre på den blå toppmenyen for å åpne et ordrekort.

• Klikk på Siste for å se det sist opprettede ordrekortet.
• Sjekk ordren.
• Bla bakover for å kontrollere at alle ordre ble korrekt generert.

4. Fakturer

• Gå til et ordrekort.
• Utvid Verktøy i funksjonsmenyen.
• Klikk på Fakturer gjeldende ordremal.

5. Festekort under festefornyelsen

Når en ordre er opprettet for et feste, fylles feltene i boksen Festefornyelse ut automatisk.

✅ Nytt forfallsår etter betaling settes.
✅ Festeordre under behandling markeres.

Når fakturaen er fullt betalt, brukes disse verdiene til å:

✅ Sette nytt festeforfall under Festeopplysninger.

✅ Automatisk tømme feltene i boksen Festefornyelse.

Reskonto

Status og informasjon om festefornyelsesordren vises som en linje i boksen Reskonto i festekortet.