Ecclesia – Fornye feste ved forfall
Bruk denne veiledningen når du skal fornye flere fester samtidig.
Fornye flere fester
1. Forarbeid før ordrelaging
Før du starter ordrelaging, bør du bruke funksjonsmenyen i festekortet til å rette opp eventuelle feil og mangler.
1.1 Gravlagte festere
Finn alle gravlagte festere i organisasjonen. Bruk listen som genereres til å behandle de aktuelle festene.
- Gå til et festekort.
- Utvid Vis i funksjonsmenyen.
- Klikk på Gravlagte festere.
- Gjør fester historisk ved behov.
- Oppdater festet med informasjon om ny fester, eller avslutt festet.
1.2 Slett graver fra feste med passert slettedato
- Gå til et festekort.
- Utvid Vedlikehold i funksjonsmenyen.
- Klikk på Slett graver fra feste med passert slettedato.
- Klikk Ja for å bekrefte.
1.3 Merk festeavtaler uten graver som slettet
- Gå til et festekort.
- Utvid Vedlikehold i funksjonsmenyen.
- Klikk på Merk festeavtaler uten graver som slettet.
- Klikk Ja for å bekrefte.
1.4 Datavask av festere
En datavask identifiserer avdøde festere, både innenfor og utenfor organisasjonen.
Advarsel
Kun personer med fødselsnummer blir oppdatert.
Organisasjonen belastes per oppslag i Folkeregisteret.
For å finne personer uten fødselsnummer må du gjøre et søk i avansert søk.
- Gå til et festekort.
- Utvid Verktøy i funksjonsmenyen.
- Klikk på Datavask festere.
- Velg om datavasken skal utelate allerede verifiserte personer.
- Feltet Festere for feste med forfall settes normalt til inneværende år, men kan endres.
- Klikk OK for å bestille datavask.
Informasjon
Det er kun tillatt å gjøre et begrenset antall oppslag i Folkeregisteret i arbeidstiden. Datavask utføres derfor etter kl. 17:00.
Ferdig rapport finnes neste dag under Alle mine bakgrunnsjobber i hovedmenyen.
Bruk listen som genereres til å:
- gjøre fester historisk
- oppdatere festet med informasjon om ny fester
2. Ordrelaging
- Gå til et festekort.
- Utvid Verktøy i funksjonsmenyen.
- Klikk på Ordrelaging.
Informasjon
Dersom organisasjonen mangler tilgang til Folkeregisteret, vises et varsel når ordrelaging startes.
Sjekk informasjonen manuelt eller bestill tilgang.
- Velg datoer for forfallsperioden dersom festeforfallet har datoformat,
eller - Velg årstall dersom festeforfallet har årsformat.
Informasjon
Dette er en innstilling i Globale innstillinger.
- Velg én gravplass eller alle gravplasser.
Når periode og gravplass er valgt, viser systemet:
- antall ordre som kan opprettes
- en oversikt over feste som ikke kan faktureres uten videre
Det anbefales å håndtere varslene før ordrene produseres. Dersom forarbeidet er gjennomført, vil det normalt være få varsler på dette steget.
Utløpte frigraver
Fanen Utløpte frigraver viser festeavtaler der fredningstiden er passert eller utløper i valgt periode, men hvor en grav likevel er frigrav.
- Klikk Vis liste over feste for detaljer.
- Ta stilling til hvordan hver festeavtale skal håndteres.
Informasjon
Anbefalt praksis
- Avvent ordrelaging for disse festene.
- Kjør festefornyelsen på nytt etter at fredningstid har utløpt på alle festene. Er en avdød gravlagt 11. november kan du fakturere de resterende festene 12. november, når fredningstiden har utløpt.
Alternativer
- Lag ordre nå – uten å ta betalt for frigravene
(kan medføre tapte inntekter) - Lag ordre nå – og ta betalt for frigravene
(kan medføre krav om tilbakebetaling)
Fjern frigravskryss automatisk når fredningstiden utløper
Når funksjonen “Fjern frigravskryss automatisk når fredningstiden utløper” i "globale innstillinger - festefornyelse" settes til “Ja”, vil frigravskryss i gravkort automatisk fjernes på datoen fredningstiden utløper. Funksjonen kjører hver natt.
Når funksjonen har kjørt, vil dere se hvor mange dette evt. gjelder på linjen under innstillingen. Dere kan også finne dem med avansert søk.
Om dere ikke skrur på funksjonen må dere enten fjerne frigravskryssene manuelt eller velge “Ta betalt for frigravene” når dere lager festeordre, ellers vil dere gå glipp av festeavgift.
Dere kan også sette funksjonen til “Nei” for å ta et bevisst valg om at frigravskryss aldri skal fjernes automatisk.
Kontaktinformasjon mangler
Systemet varsler dersom en eller flere festere:
- mangler navn eller fullstendig adresse
- er registrert som inaktive/døde
- mangler fødselsnummer hvis datagrunnlaget skal eksporteres til et fakturasystem som krever fødselsnummer.
- Klikk Vis liste over feste for detaljer.
- Oppdater kontaktinformasjonen.
Advarsel
Festeavtaler med mangelfulle opplysninger får ikke generert festefornyelsesordre.
Kun frigraver eller vernede graver
Systemet varsler dersom et feste kun inneholder frigraver eller vernede graver.
- Klikk Vis liste over feste for detaljer.
Systemet foreslår nytt forfallsår – året fredningstiden utløper – med mindre fredningstid ikke kan beregnes, for eksempel dersom graven mangler gravlagte.
Ved spesialtilfeller anbefales det å gjennomgå listen før du klikker Oppdater feste. Vær obs på feste hvor fredningstiden mangler eller er i fortiden. Det kan være du vil endre "nytt forfallsår" for disse før du oppdaterer alle.
- Klikk Oppdater feste for å sette nytt forfallsår.
3. Sjekk ordrene
Når ordrene er opprettet, vises en bekreftelse på skjermen.
Ved større kjøringer kan genereringen ta noe tid.
- Klikk Ordre i den blå toppmenyen for å åpne et ordrekort.
- Klikk Siste for å vise sist opprettede ordre.
- Kontroller ordrene, enten fullstendig eller ved stikkprøver. Sjekk at beløp og fakturatekst er korrekt.
4. Fakturer
- Gå til et ordrekort.
- Utvid Verktøy i funksjonsmenyen.
- Klikk på Fakturer gjeldende ordremal hvis du kun vil fakturere alle ordre av samme ordremal som den du står i, eller Fakturer alle om du vil fakturere alle ufakturerte ordre som er laget de siste 3 månedene.
5. Festekort under festefornyelsen, hvis ordremalen er satt opp med regelsettet "festefornyelse"
Når en ordre er opprettet for et feste, fylles feltene i boksen Festefornyelse automatisk ut:
✅ Nytt forfallsår etter betaling settes
✅ Festeordre under behandling markeres
Når fakturaen er fullt betalt, brukes disse verdiene til å:
✅ sette nytt festeforfall under Festeopplysninger
✅ automatisk tømme feltene i boksen Festefornyelse
Reskonto
Status og informasjon om festefornyelsesordren vises som en linje i boksen Reskonto i festekortet.
Fornye ett feste
Bruk denne funksjonen når et feste må faktureres utenom felles fakturakjøring.
- Gå til festekortet for det aktuelle festet.
- Kontroller og eventuelt rett kontaktinformasjon på fester eller fakturamottaker.
Informasjon
Festeavgiften beregnes normalt ut fra modellen som er angitt i feltet Festefornyelsesperiode.
Dersom du ønsker å fornye for en annen periode enn standard, fyller du inn nytt forfallsår og lagrer endringene.
- Gå til boksen Festefornyelse.
- Klikk på Opprett enkeltordre.
Ordren opprettes basert på valgt festefornyelsesmodell og eventuelt nytt forfallsår. Hvis differansen mellom festeforfall og nytt forfallsår ikke er delelig på perioden til festefornyelsesmodellen som er valgt brukes årlig festefornyelsesmodell. Derfor er det viktig at også årlig festefornyelsesmodell er satt opp korrekt.
Status og informasjon om festefornyelsesordren vises som en linje i boksen Reskonto i festekortet.
Tips
Får du ikke opprettet enkeltordre?
Les mer her:
Hvorfor får jeg ikke opprettet enkeltordre for feste?