Ecclesia - Stellsesongen trinn for trinn
I dette avsnittet går vi gjennom hele stellprosessen fra start til slutt.
Rekkefølgen i prosessen er:
- Vask stellkontakter mot Folkeregisteret
- Oppdater priser i tjenesteregisteret
- Utfør ordrelaging for kunder med årlig faktura
- Finn fond uten dekning
- Avslutt stell som ikke skal fortsette
- Utfør stell på gravene (ta ut stelliste)
- Debiter fond (send debiteringsliste til bank)
- Påfør renter på fond
Tips
Se video om brevmaler på:
vimeo.com
1. Vask stellkontakter mot Folkeregisteret
En datavask finner alle avdøde stellkontakter både innenfor og utenfor kommunen.
Det første man bør gjøre før stellsesongen starter, er å sikre at alle personopplysningene er korrekte.
Hvis organisasjonen har tilgang til Folkeregisteret, kan du enkelt vaske og oppdatere stellkontaktene.
Advarsel
Kun personer med fødselsnummer vil bli oppdatert.
Hvert oppslag mot Folkeregisteret belastes organisasjonen.
- Åpne et stellkort.
- Utvid Verktøy i funksjonsmenyen til venstre.
- Utvid Datavask.
- Velg Fond uten dekning eller Årlig stellavtale.
Du kommer til arbeidsflaten Vask mot Folkeregisteret.
- Velg ønsket kategori.
- Klikk på OK.
Informasjon
Det er kun lov å utføre et begrenset antall oppslag mot Folkeregisteret i arbeidstiden.
Alle datavasker utføres derfor etter kl. 17:00.
Resultatet vil ligge i hovedmenyen under Alle mine bakgrunnsjobber neste dag.
2. Oppdater priser i tjenesteregisteret
Tjenestene som brukes i stellavtaler (f.eks. planting og pynting) administreres i tjenesteregisteret.
Har prisene endret seg siden i fjor? Oppdater disse før ordrelagingen.
3. Utfør ordrelaging for kunder med årlig faktura
Denne rutinen lager ordre for alle stellinjer som skal belastes: Faktura.
- Åpne et stellkort.
- Utvid Verktøy.
- Klikk på Ordrelaging.
Du kommer til arbeidsflaten Ordrelaging.
- Velg gravplass, felt og periode.
Systemet varsler hvis noen stell har mangler.
- Klikk Vis liste over stell for å rette manglene.
- Klikk OK når alt er klart.
Informasjon
Standardvalget for perioder er alle perioder, for felt er det alle felt. Du trenger altså bare gjøre ett valg: alle gravplasser for å lage ordre på alt som skal belastes faktura.
Du kan nå gå til ordrekortet og fakturere på vanlig måte.
Tips
Usikker på fakturering? Les mer her.
4. Finn fond uten dekning
Når saldoen i et fond er lavere enn summen av tjenestene som skal utføres, mangler fondet dekning.
Da kan fondseier varsles. Enten om behov for innbetaling eller at fondet blir omgjort til et årsstell.
- Åpne et stellkort.
- Utvid Vis.
- Klikk på Fond uten dekning.
- Klikk på den blå pilen for å åpne stellkortet og eventuelt sende brev.
Send felles brev om fond uten dekning
Har du brevmal ferdig, kan du sende masseutsendelse:
- Gå til avansert søk.
- Søk etter:
type: fond
status: ikke dekning
avsluttet: nei
- Utvid Eksporter.
- Velg Til brev.
- Velg brevmal → OK.
Systemet produserer brevene.
Du finner dem i hovedmenyen under Alle mine bakgrunnsjobber.
- Klikk på lenken for å åpne brevene.
- Klikk på lenken i boksen Brev for å skrive ut eller send dem elektronisk med svarUT.
5. Avslutt stell som ikke skal fortsette
- Gå til stellkortet.
- Åpne objektmenyen i Stellopplysninger.
- Klikk Avslutt stellavtale.
- Kontroller dato.
- Klikk OK.
Tips
For å avslutte mange stell samtidig, se funksjonen Avslutt avtaler.
6. Utfør stell på gravene (ta ut stelliste)
Stellisten brukes av utepersonalet når stell utføres.
Se stellister
- Åpne et stellkort.
- Utvid Vis.
- Klikk på Stellister.
- Klikk på pilen for å åpne en tidligere stelliste.
- Klikk på lenken under Stelliste for å se/skriv ut.
Opprett ny stelliste
- Åpne et stellkort.
- Utvid Vis.
- Klikk på Stellister.
- Klikk på Opprett.
- Velg gravplass, felt, utseende og tjenester.
- Klikk OK.
- Klikk lenken under Stelliste for å se/skriv ut.
Tildel ansvarlig steller
- Gå til boksen Ansvarlig steller.
- Velg bruker.
- Klikk Legg til.
Informasjon
Når stell mangler på stellisten kan det ha mange ulike årsaker. Det kan være fordi stelltjenesten har en sist utført dato i år og man har tatt ut en stelliste kun med stell som ikke er utført. Det kan være fordi stelltjenesten er satt til belast fond, men skulle vært satt til belast faktura. Det kan være fordi stelltjenesten ikke er registrert som betalt og man bare har tatt med årsstell som er registrert som betalt.
For å ta ut en stelliste hvor flest mulig stell kommer med kan du ta vekk haken for “kun fondslinjer med dekning”, ta vekk haken for “kun fakturerbare stellinjer som er betalt” og krysse av for “Vis også stell som er registrert utført tidligere i år”. Da får du ut en stelliste både med fond hvor det ikke er dekning, årsstell som ikke er betalt, og alle stell som enten er registrert utført i appen eller registrert som utført ved uttak av stelliste.
7. Debiter fond (send debiteringsliste til bank)
Tips
Les mer om debiteringslister.
8. Påfør renter på fond
Tips
Les mer om påføring av renter.