Ecclesia - Bytte regnskapsår

En superbruker kan bytte regnskapsår.

Etter årets slutt bør man så raskt som mulig sette en strek for fjorårets aktiviteter, slik at man kan konsentrere seg om inneværende år. I den forbindelse må regnskapsåret i systemet byttes.

Det eneste som må være gjort før man bytter regnskapsår, er å sjekke at alle fakturaer for fjoråret er sendt ut.

Hva som endres

Regnskapsåret blir satt ett år frem og kontoplanen blir oppdatert, slik at hittil i år blir totalt i fjor og budsjett neste år blir budsjett i år.

Tjenesteregisteret vil bli oppdatert slik at salg i år heretter blir salg i fjor.

1. Ta ut fakturajournal

Før du kan sette fram regnskapsåret må du ta ut en fakturajournal. Dette gjøres i ordrekortet.

• Gå til funksjonsmenyen i venstre marg av et ordrekort.
• Utvid Verktøy/ Betalingsregistrering.
• Klikk på Journalføring.

• Klikk på utfør journalføring.

2. Endre regnskapsår

Regnskapsåret kan settes fram av superbruker i Globale innstillinger.

• Klikk på klientnavnet oppe til høyre.

• Gå til funksjonsmenyen i venstre marg.
• Utvid alternativet Rediger.
• Klikk på Bytt regnskapsår.

Informasjon

Å ta ut en journalrapport og/eller sette frem regnskapsåret låser ikke året for betalingsregistrering eller fondsbelastning. Det eneste dette sperrer for, er å opprette fakturaer med fakturadato i fjor.

Dette er annerledes enn bokføring, som låser systemet for ytterligere innbetalinger i en bokført periode.

Dersom dere fakturerer i januar uten å ha byttet regnskapsår, vil systemet spørre om dere ønsker å bruke dagens dato eller 31.12 som fakturadato.

Trekk fra fond, debiteringsliste til bank, påføring av renter og andre stelltransaksjoner påvirkes ikke av hvilket regnskapsår som er aktivt.

Journalføring kan utføres én gang i året eller flere ganger i løpet av året. Utfører man journalføring flere ganger, vil man få flere journalrapporter som dekker ulike deler av året. Utføres journalføring kun én gang, vil rapporten dekke hele året. Tidligere journalrapporter kan vises ved å klikke på pilen til høyre for datoen rapporten ble tatt ut i oversikten over journalrapporter.

Journalføring og bytte av regnskapsår er noe som må gjøres minst én gang i året, selv om journalrapporten ikke skal brukes aktivt. Dersom systemet ber dere om å gjøre dette, er det i praksis bare å gjennomføre steget.