Ecclesia - Behandle maskinleste begjæringer

Bare brukere med skrivetilgang til bestillingskortet kan se og behandle begjæringer.

1. Ubehandlede begjæringer

Advarsel

Digitale gravferdsmeldinger fjernes automatisk etter to uker dersom de ikke er behandlet.

I hovedmenyen finner du boksen Ubehandlede begjæringer. Øverst ligger en dra-og-slipp-sone for opplasting av PDF-filer med utfylte begjæringsskjemaer.

• Dra filen fra filutforskeren og slipp den innenfor den stiplede linjen.
• Listen under viser:
  1. Begjæringer du har lastet opp
  2. Digitale gravferdsmeldinger mottatt via Altinn

Advarsel

• Feil skjematype kan føre til at data leses feil eller ender i feil felt.
• Håndskrift kan tolkes, men har høy feilrate.
• Oppgitt ekstra informasjon (utover feltene i skjemaet) kan forstyrre innlesingen.

2. Sjekk av fødselsnummer ved import

• Klikk på en ubehandlet begjæring for å starte importen.

Ecclesia kontrollerer fødselsnummer for avdøde, ansvarlig og fester. Ugyldige eller mangelfulle nummer må rettes før du kan gå videre.

Hvordan rette informasjonen

Ecclesia vil automatisk:

1. Foreslå personer du tidligere har registrert med lignende navn/fødselsnummer.
2. Hvis ingen matcher finnes, foreslå treff fra folkeregisteret.
3. Du kan også oppgi riktig fødselsnummer manuelt.

Informasjon

Utenlandske fødselsnummer kan ikke importeres.

Tips

For å kunne registrere en person uten norsk fødselsnummer kan du bruke et fiktivt nummer:
0 + kommunenummer (4 siffer) + løpenummer (5 siffer) + N
Eksempel: 099901234N

Du kan også la feltet stå tomt, men dette øker risikoen for duplikater.

3. Korrekturlesing før import

Når alle fødselsnummer stemmer, vises importskjermbildet.

• Venstre side: Data lest inn fra begjæringen
• Høyre side: Data som faktisk importeres (du kan endre og supplere informasjon her)

Advarsel

Vær nøye dersom skjemaet er OCR-lest. Håndskrift øker sannsynligheten for feil.

4. Dersom informasjon allerede finnes i systemet

Eksisterende data vises med liten tekst under importfeltene.

• Hvis innholdet fra begjæringen avviker fra det som ligger i databasen, markeres avviket i oransje.

5. Fullfør importen

• Klikk på Importer øverst til høyre.
• Dataene overføres til bestillingskortet.
• Begjæringen fjernes fra hovedmenyen.

6. Avbryt importen

• Klikk Avbryt for å forkaste endringer.
• Begjæringen blir liggende i hovedmenyen slik at du kan behandle den senere.

7. Fjern innkommende begjæring

Hvis en begjæring ikke skal importeres (duplikat, feil format osv.) kan du fjerne den:

• Klikk på objektmenyen … øverst til høyre i importbildet.
• Velg Fjern innkommende begjæring.

Tips

Les mer om maskinlesing, krav til skjema og digital gravferdsmelding i artikkelen:
Maskinlesing i Ecclesia