Ecclesia - SvarUt-integrasjon
Hva er SvarUt?
SvarUt er en tjeneste fra KS for helautomatisert utsending av brev og faktura til mottakere med norsk person- eller organisasjonsnummer.
- Privatpersoner som har akseptert å motta post fra det offentlige digitalt, får forsendelsene levert til Digipost eller eBoks.
- Øvrige mottakere får forsendelsen via Altinn, med varsel sendt på e-post.
Dersom brevet ikke åpnes i Altinn innen to virkedager, sendes det videre til trykkeri for utskrift og postlegging. Mottakeren vil da få brevet på papir.
Hvordan kan gravplassmyndigheten få SvarUt?
- Hvis gravplassmyndigheten allerede har en avtale med kommunen om bruk av SvarUt, kan denne avtalen benyttes.
- Hvis ikke, kan tjenesten bestilles via Kirkepartner-plattformen til rabattert pris. Deretter bestilles SvarUt-integrasjon fra Ecclesia.
Kostnadene for integrasjonen finner du i prislisten som er tilgjengelig fra hjelpesidene inne i systemet.
Oppsett for SvarUt
For at vi skal kunne sette opp deres SvarUt-konto riktig, trenger vi følgende:
- En avsenderkode
- Et servicepassord som tilhører fellesrådet
Kirkepartner hjelper sine brukere med sikker oversendelse av disse opplysningene.
Har du tilgang via kommunen, hentes informasjonen vanligvis ut selv fra svarut.ks.no under menyvalget Konfigurasjon.
Advarsel
Servicepassordet vises kun én gang. Ber du om et nytt passord, blir tidligere passord ugyldige.
Når du får spørsmål om SvarUt skal brukes fra et fagsystem, velg Ja.
Ecclesia kobler seg til SvarUt via Basic Authentication og benytter SvarUt SOAP-grensesnittet.
Oversending av passord
Kopier servicepassordet og send det til Ecclesia support på en sikker måte.
Hvis du bruker e-post, legg passordet i en tekstfil som komprimeres med kryptering. Send deretter krypteringsnøkkelen på en sikker måte, så fullfører vi oppsettet.
Konteringskode
Konteringskoden er fellesrådets organisasjonsnummer + _ecclesia, for eksempel:
123123123_ecclesia
Denne benyttes i tilfeller der forsendelser ikke åpnes digitalt og derfor sendes til utskrift. Kostnadene for trykking, håndtering og porto belastes fellesrådet automatisk.
Oppgi mottaker i hver brevmal
For at brev skal kunne sendes via SvarUt, må hver brevmal ha riktig mottaker valgt.
Dette gjøres i feltet Mottaker øverst til høyre i brevmalen – ikke i selve brevteksten. Her velger du om brevet skal sendes til f.eks.:
- ansvarlig for gravferden
- byrå
- fester
- stellkontakt
- annen rolle
Valget styrer hvem SvarUt forsøker å sende brevet til.
Utsending av faktura med SvarUt
Du kan sende faktura via SvarUt til mottakere med norsk person- eller organisasjonsnummer.
Hvis Ecclesia brukes som fakturasystem, kan faktura sendes digitalt gjennom SvarUt.
Når integrasjonen er aktivert, vil skjermbildet etter fakturering ha tre faner:
- Til utskrift – fakturaer som må skrives ut
- Sendt elektronisk – fakturaer som er sendt via SvarUt
- Alle – fullstendig liste over fakturaer i kjøringen
- Klikk på objektmenyen ... i fanen Til utskrift.
- Velg Send med KS SvarUt for å sende til dem som har norsk person- eller organisasjonsnummer.
- Skriv ut fakturaene som ikke kunne sendes digitalt.
Fakturaer som blir sendt digitalt, flyttes til fanen Sendt elektronisk. Resten blir liggende i Til utskrift.
Eksempel:
I bildet under ligger 121 fakturaer igjen for utskrift i én samlet PDF-fil, og 141 fakturaer er sendt via SvarUt.
Utsending av brev med SvarUt
Du kan sende brev via SvarUt til mottakere med norsk person- eller organisasjonsnummer.
SvarUt kan benyttes til utsending av brev fra Ecclesia etter fletting.
Skjermbildet for de flettede brevene har tre faner:
- Til utskrift – brev som må skrives ut
- Sendt elektronisk – brev som er sendt digitalt
- Alle – fullstendig oversikt over flettingen
- Klikk på objektmenyen ... i fanen Til utskrift.
- Klikk på Send med KS SvarUt for å sende til de som kan motta digitalt.
- Skriv ut resterende brev.