Ecclesia - Gravlegge en person

Det finnes i hovedsak to måter å registrere data for gravlegging i Ecclesia:

• Ved nye dødsfall anbefales det å registrere alt i bestillingskortet og derfra overføre informasjonen til gravkortet.
• Dere kan også registrere gravlagte direkte i gravkortet.

Tips

Du kan lese mer om
behandling maskinleste begjæringer.

Du kan lese mer om
digital gravferdsmelding (DGM).

1. Registrer avdød i bestillingskortet

Informasjon

Bestillingskortet fungerer som en kladd. Innholdet her danner grunnlaget for informasjonen som overføres til både gravkortet og festekortet.

Dersom du skal opprette en bestilling manuelt basert på en mottatt begjæring:

• Klikk på Bestilling i den blå topplinjen i Ecclesia.
• Klikk på Opprett øverst til høyre.

• Velg kiste / urne.
• Velg type seremoni.
• Velg Begravelse i stillhet dersom hendelsen ikke skal publiseres på nettsiden.

• Kiste: Ankomstdato og informasjon om kisten kan registreres.
• Urne: Ankomstdato og kremasjonsnummer kan registreres.
• Klikk på Legg til for å lagre bestillingen.

2. Fyll inn informasjon om avdød

• Gå til boksen Avdød.
• Fyll inn fødselsnummer og trykk Tab på tastaturet. (Skjermbildet oppdateres automatisk.)

Fødselsnummer er et oppslagsfelt. Dersom personen finnes i databasen, fylles navn og øvrige personalia inn automatisk.

Ble personen ikke funnet, kan du slå opp fødselsnummer i Folkeregisteret for oppdaterte personalia, eller fylle inn opplysningene manuelt.

• Merk av Sist bosatt utenfor kommunen dersom relevant.
  Dette brukes hvis avdøde sist var bosatt utenfor kommunen og skal behandles særskilt, for eksempel ved festefornyelse.
• Klikk på Lagre.

Nøkkeldatoer

I forbindelse med gravlegging registreres gjerne noen nøkkeldatoer, som kan være svært nyttige ved senere oppslag: født, død, bisatt og gravlagt.

Fødselsdato fylles ut automatisk basert på fødselsnummer. De øvrige datoene må fylles ut manuelt.

3. Avdød som fester eller stellkontakt

Dersom avdøde er registrert som fester eller stellkontakt i Ecclesia, vises en melding øverst i skjermbildet. Pårørende må da ta stilling til videre håndtering av feste og/eller stell.

Når du lagrer bestillingen, vil samme melding fortsatt vises ved fødselsnummeret til den avdøde inntil:

• en endring av fester/stellkontakt blir registrert
  eller
• feste/stell avsluttes.

4. Registrer kontaktpersoner

I boksen Kontaktpersoner finner du alle personer eller organisasjoner som har en rolle i forbindelse med den avdødes gravferd.

• Byrå – Kontakter knyttet til begravelsesbyrået.
  Listen hentes fra personkortet og viser alle registrerte personer med type gravferdsbyrå. Du kan legge til nye via personkortet.

• Ansvarlig – Pårørende eller kontaktperson som har ansvar for seremonien.
  Dersom ansvarlig allerede er registrert som byrå eller fester, kan du velge vedkommende via menyen Sett inn.

• Fakturamottaker – Mottar eventuelle fakturaer.

• Ansvarlig for grav – Kontakt som senere kan bli registrert som fester.

5. Kremasjon

Ved kremasjon vises en egen boks for kremasjonsrelaterte opplysninger.

Enkeltvarsel om kremasjon

Funksjonsmenyen i kremasjonsboksen gir mulighet til å lage et enkeltvarsel om kremasjon til politiet.

Lag etikett til urne

Etikett kan skrives ut fra objektmenyen øverst i bestillingskortet.

• Klikk på ...
• Klikk på Lag etikett

Alternativt kan etiketter for flere urner skrives ut samtidig via funksjonsmenyen i venstre marg under Verktøy / Lag urnelapper.

6. Gravlegges lokalt – Velg grav og gravlegging

• Gå til boksen Gravlegges lokalt.
• Legg inn informasjon om gravlegging og velg aktuell grav.

Tips

Valgene om innsyn gjelder den enkelte gravlagtes synlighet for publikum.
Dersom du ønsker at hele graven skal være anonym, kan du angi dette i gravkortet. Da er det ikke nødvendig å angi anonymitet for hver enkelt gravlagt.

7. Nedsettes annet sted

Dersom avdøde ikke skal gravlegges i kommunen.

• Åpne objektmenyen i boksen Gravlegges lokalt.
• Klikk på Nedsettes annet sted.

Boksen endrer navn til Nedsettes annet sted.
I kontaktpersonlisten vises en ny linje: Sendes til.

Her registrerer du stedet der nedsettelsen skal skje og hvem som skal motta kisten eller urnen.

8. Legg til seremoni

Seremonier kan registreres med tidspunkt og sted. Informasjonen brukes både i en kalendervisning for seremonisteder og eventuelt på nettsider.

• Klikk på det blå pluss-tegnet for å legge til en seremoni.

• Velg seremonitype, sted og tid til høyre.
• Legg til personer med roller i seremonien til venstre.

• Velg om seremonien skal vises i kalenderen og på grav.no.
• Klikk Lagre.

9. Kommentarer for seremonien

Du kan legge til kommentarer for seremonien.

• Åpne objektmenyen i boksen Seremoni/ hendelse.
• Klikk på Legg til kommentar.

• Unngå å registrere sensitive personopplysninger i kommentarfeltet. (Kommentarene overføres til Medarbeideren.)

10. Overfør seremoni til Medarbeideren

For organisasjoner som bruker Medarbeideren.

Når seremonien er lagret og all nødvendig informasjon er på plass, vises valget om å overføre til Medarbeideren i objektmenyen.

• Åpne objektmenyen i boksen Seremoni/ hendelse.
• Klikk på Overfør til Medarbeideren.

Advarsel

Du kan ikke bruke sjekkboksen Overført til Medarbeideren for å overføre data.

Sjekkboksen overfører ikke data.
Den er kun en indikator på at overføringen er utført — selve overføringen gjøres via objektmenyen.

11. Overfør til gravkort

• Gå til objektmenyen øverst til høyre i bestillingskortet.
• Klikk på Overfør til gravkortet.

✔️ Informasjon om den gravlagte overføres til gravkortet.
✔️ I bestillingskortet settes det et kryss ved Overført til gravkortet. Gravkortet åpnes automatisk for videre redigering.

I gravkortet vil feltet Fredet til vise året når fredningstiden løper ut for denne gravleggingen.

• Merk graven som frigrav dersom det ikke skal betales festeavgift i fredningsperioden.
• Klikk på Lagre øverst i gravkortet.

Informasjon

Dersom graven ikke er festet, vises følgende advarsel:

Graven er ikke festet. Husk å opprette en festeavtale og å merke graven som frigrav hvis dette er første gravlegging på gravstedet.

I tillegg vises informasjon om:

Bestillingen er overført til gravkortet. Vennligst sjekk at festeforfall og frigrav er angitt korrekt.

12. Feste og stell i bestillingskortet

Etter at du har registrert og lagret en gyldig grav, vil eventuelle eksisterende festeopplysninger vises i boksen Feste.

Det anbefales å gjøre dette steget etter at den gravlagte er overført til gravkortet.

• Legg inn eksisterende festenummer/stellnummer, eller opprett nytt feste/stell direkte fra bestillingskortet.

Tips

Følg denne veiledningen for feste.

Følg denne veiledningen for stell.

Informasjon

Når du lagrer feste- eller stellopplysninger i bestillingen, fylles kontaktlisten automatisk ut med kontakter som er tilknyttet feste eller stell.

13. Ordre og fakturering

Gravlegging skal normalt ikke faktureres.

Ordre som skal faktureres i forbindelse med gravlegging vises i denne listen. Som fakturamottaker kan du velge mellom begravelsesbyrået, ansvarlig/pårørende eller en utenbys mottaker. Hvis ingen av disse er aktuelle, kan ordren legges inn uten mottaker.

• Velg ordretype og fakturamottaker.
• Klikk på det blå pluss-tegnet i boksen Ordre for å opprette en ny ordre.

Ordren vises deretter i listen. Du kan klikke på den blå pilen lengst til høyre for å åpne ordrekortet og eventuelt velge en annen mottaker eller legge til/fjerne tjenester.

14. Overfør gravferd til labOra Menighet

For organisasjoner som bruker labOra Menighet.
Tilsvarende bruker dere objektmenyen og Overfør til Kardinal dersom dette er deres menighetsprogram.

• Gå til objektmenyen øverst til høyre i bestillingskortet.
• Klikk på Overfør til labOra Menighet.

Informasjon

• Overføringen til labOra Menighet går via modulen Påmelding i Medarbeideren.
• Kontaktkort opprettes i Medarbeideren for avdøde og pårørende.
• Kontaktkortet til avdøde merkes Begravelse og vil vise korrekt sokn i Kontakter og grupper / Kirkelige handlinger (gule grupper).

Tips

• Sjekk denne artikkelen hvis du får problemer med å overføre til labOra Menighet.
• Sjekk denne artikkelen hvis du får problemer med å overføre til Kardinal.

15. Fjern bestilling av gravlegging

Dersom det har skjedd en feil og bestillingen ikke skal behandles videre, kan du fjerne bestillingen.

• Gå til objektmenyen øverst til høyre i bestillingskortet.
• Klikk på Fjern bestilling.

Advarsel

Ved fjerning av bestilling er det viktig å gå gjennom alle steg som allerede er utført, og reversere disse der det er nødvendig.

Eksempel: Hvis seremonien allerede er overført til Medarbeideren, må den slettes manuelt i Medarbeideren. Fjerning av bestillingen sletter ikke avtalen der.

16. Registrer den gravlagte direkte i gravkortet

Advarsel

Anbefales ikke for nye gravlegginger. For nye gravlegginger bør du heller bruke bestillingskortet.

Hvis graven har vært i bruk tidligere, må du slette eksisterende gravlegging før graven kan gjenbrukes. Dette gjøres via objektmenyen øverst til høyre i gravkortet.

• Gå til gravkortet for den aktuelle graven.
• Klikk Legg til i gravlagt-boksen.
• Det opprettes en ny gravlagt-post hvor du kan registrere informasjon.
• Fyll inn fødselsnummer og trykk Tab for automatisk oppslag.
• Hvis personen finnes i databasen, fylles navn og personalia inn.
• Hvis ikke, kan du slå opp fødselsnummeret i Folkeregisteret eller fylle inn opplysningene manuelt.