Ecclesia – Søk i Folkeregisteret

I Ecclesia finnes det flere måter å kontrollere persondata mot Folkeregisteret.

I hovedsak finnes det to måter å søke på, avhengig av om du har fødselsnummeret til personen du leter etter eller ikke.

Det finnes også rutiner for å vaske grupper av festere og stellkontakter mot Folkeregisteret.

Få tilgang

Det er en superbruker i din organisasjon som kan gi deg tilgang til å søke i Folkeregisteret.

Tips

Veiledning for superbrukere finnes her.

Hvilken informasjon finnes ikke i Folkeregisteret

Telefonnummer, mobilnummer og e-postadresse finnes ikke i Folkeregisteret.

Dersom du velger å oppdatere en person der slik informasjon allerede er registrert i Ecclesia, vil du bli spurt om du vil beholde opplysningene før personen oppdateres.

Begrensninger i Folkeregisteret

Fødselsnummer ble innført på 1960-tallet.

Personer som allerede var døde da, fikk i mange tilfeller ikke fødselsnummer. Søker du etter avdøde med dødsdato før 1960, må du derfor regne med at du ikke finner fødselsnummer.

Registrering av relasjoner er også varierende for personer født på 1960- og 1970-tallet.
Personer født på 1980-tallet eller senere vil som regel være registrert med relasjoner.

Det betyr at dersom noen fikk barn på 1980-tallet eller senere, har du gode sjanser for å finne relasjoner. Fikk de barn på 1960- eller 1970-tallet, kan det hende du er heldig – men du kan også risikere at du kun får treff på de yngste barna til en person.

Hvis du skal gjøre en oppryddingsjobb, er det lurt å starte med personer med nyeste fødselsdato, fordi sjansen for å finne relasjoner da er størst. Etter hvert vil du sannsynligvis komme til et punkt der de færreste er registrert med relasjoner.

Da må du bruke andre verktøy enn Folkeregisteret for å finne etterkommere.

Verifisert person

Når du henter eller verifiserer informasjon om en person fra Folkeregisteret, blir personkortet i Ecclesia oppdatert.

I personkortet blir det også lagret en dato for når personen sist ble verifisert.

Tips

Du kan huke av for Beskyttet mot adressevask i personkortet. Da oppdateres ikke adressen.

Dette kan være nødvendig for personer med postboksadresse.

Navigasjon

Når du søker i Folkeregisteret, har du knappene Nytt søk og Rediger søk i innholdsmenyen øverst på siden.

• Nytt søk tar deg tilbake til startsiden for Folkeregister-søk med tomme felter.
• Rediger søk tar deg til samme side, men feltene er utfylt med verdiene fra forrige søk.

Søk i Folkeregisteret direkte

Slik finner du Folkeregister-søket uten å være knyttet til et kort/en person i systemet:

• Gå til Hovedmeny.

• Utvid Søk og deretter Gå til.
• Klikk på Søk i Folkeregisteret.

Du får opp arbeidsflaten for søk i Folkeregisteret.
Du kan også krysse av for om du vil inkludere avdøde i søket.

Slå opp fødselsnummer

• Skriv inn fødselsnummer i boksen Oppslag.
• Huk av om du vil hente informasjon om relasjoner eller adressehistorikk.
• Klikk på knappen Slå opp fødselsnr.

Du får resultatet direkte, siden fødselsnummeret identifiserer personen du henter informasjon om.

Søk etter person i Folkeregisteret

• I boksen Søk i Folkeregisteret legger du inn informasjonen du har om personen.
• Klikk på knappen Søk i Folkeregisteret.

Minst ett av kravene under må oppfylles

• etternavn
• fødselsdato + kommune
• kommune + gateadresse

For å begrense resultatlisten er det viktig at du oppgir detaljert og korrekt informasjon.
Maksimalt 100 treff vises.

Informasjon

Det er opp til deg å fjerne eller legge til informasjon for å finne personen du leter etter. For å få treff i Folkeregisteret må all informasjonen du oppgir i søket finnes der.

• Oppgir du lite informasjon, får du ofte svært mange treff.
• Oppgir du mye informasjon, øker risikoen for at en feilregistrering gjør at du ikke finner personen.

Målet er å finne en god balanse.

Du kommer til en resultatliste.

• Huk av om du vil hente informasjon om relasjoner eller adressehistorikk.
• Klikk på Søk i raden til riktig treff for å vise detaljert informasjon.

Informasjon

Hver relasjon du henter informasjon om regnes som et oppslag og belastes i henhold til gjeldende prisliste.

Søkeknapp med fødselsnummer

Bak hvert fødselsnummerfelt i systemet finnes det en knapp for søk i Folkeregisteret. Slik foregår søket dersom fødselsnummeret er registrert i feltet:

• Klikk på knappen for å søke i Folkeregisteret.

Systemet gjør et oppslag i Folkeregisteret og oppdaterer informasjonen i Ecclesia.

• Klikk på Lagre i kortet du står i for å overskrive informasjonen i Ecclesia med informasjon fra Folkeregisteret.

Angre oppslag

Dersom du har gjort et oppslag i Folkeregisteret, men ikke ønsker å overskrive informasjonen i Ecclesia.

• Naviger bort fra kortet du står i uten å lagre. Da blir ikke informasjonen overskrevet.

Søkeknapp uten fødselsnummer

Bak hvert fødselsnummerfelt i systemet finnes det også en knapp for søk i Folkeregisteret, som kan brukes selv om fødselsnummer mangler.

• Klikk på knappen for å søke i Folkeregisteret.

Du får opp arbeidsflaten for søk i Folkeregisteret.

Skjemaet fylles automatisk ut med informasjonen du allerede har registrert på personen.
Du kan også krysse av for om du vil inkludere avdøde i søket.

• Sjekk/legg til informasjon du vil søke etter.
• Klikk på Søk i Folkeregisteret.

Minst ett av kravene under må oppfylles

• etternavn
• fødselsdato + kommune
• kommune + gateadresse

For å begrense resultatlisten er det viktig at du oppgir detaljert og korrekt informasjon.
Maksimalt 100 treff vises.

Informasjon

Det er opp til deg å fjerne eller legge til informasjon for å finne personen du leter etter. For å få treff i Folkeregisteret må all informasjonen du oppgir i søket finnes der.

• Oppgir du lite informasjon, får du ofte svært mange treff.
• Oppgir du mye informasjon, øker risikoen for at en feilregistrering gjør at du ikke finner personen.

Målet er å finne en god balanse.

Du kommer til en resultatliste.

• Huk av om du vil hente informasjon om relasjoner eller adressehistorikk.
• Klikk på Søk i raden til riktig treff for å vise detaljert informasjon.

Informasjon

Hver relasjon du henter informasjon om regnes som et oppslag og belastes i henhold til gjeldende prisliste.

Fonetisk navne- og adressesøk

Avkryssingsboksene for fonetisk navne- og adressesøk lar deg søke etter navn som uttales omtrent likt, men som kan skrives forskjellig.
Et eksempel er Hansen og Hanssen (med én eller to s-er). Ved avkrysning for Fonetisk navnesøk søkes det etter begge variantene.

Få eller ingen treff

Får du for få eller ingen treff, bør du fjerne informasjon du ikke er helt sikker på.

Det er ofte lurt å fjerne adresse og postnummer, fordi personen kan ha flyttet eller fått nytt postnummer.
Er personen avdød, kan adresse og postnummer også gjøre at du ikke får treff, siden vedkommende ikke lenger er registrert med adresse.

For mange treff

Får du for mange treff, bør du legge til flere søkekriterier. Du kan også fjerne avkrysningene for fonetisk søk.

Detaljert søkeresultat

I det detaljerte resultatet vises all tilgjengelig informasjon om valgt person.

Hvis du har valgt å hente informasjon om ektefelle, barn eller foreldre, vises også informasjon om disse.

Advarsel

Hvis en av relasjonene du har hentet informasjon om er død, vil dette vises som et varsel.

Dette må ikke forveksles med varselet om at den primære personen du søker på er død. Sjekk dødsdato for å være sikker.

I detaljert søkeresultat har du mulighet til å bruke personen automatisk i ulike roller i systemet.

• Gå til boksen Bruk person som.

• Skriv inn festenr, stellnr, bestillingsnr eller gravident.
• Klikk på den blå plussknappen til høyre for nummeret for å bruke personen i det aktuelle kortet.

Erstatt eller oppdater

Oppgir du en ident der det ikke finnes en person i rollen fra før, blir personen du har funnet i Folkeregisteret automatisk lagt til.

Finnes det allerede en person, får du et valg om du vil erstatte eller oppdatere.

Viktig

Velg Oppdater dersom du har funnet mer informasjon om samme person og vil oppdatere eksisterende data.
Velg Erstatt dersom du har funnet en ny person (for eksempel en relasjon) som skal ta over rollen.

Du blir deretter automatisk sendt videre til kortet der endringene er registrert.

Oppdatere andre kort

Har du funnet en person i Folkeregisteret som skal brukes til noe annet enn de forhåndsdefinerte valgene, gjør du slik:

• Kopier fødselsnummeret.
• Gå til kortet der du vil bruke personen.
• Lim inn fødselsnummeret i riktig felt.
• Trykk Enter for å slå opp personen i systemet.
• Klikk deretter Folkeregister-knappen på nytt for å oppdatere informasjonen.
• Klikk Lagre i kortet der du står.

Vask grupper av personer mot Folkeregisteret

Når du vasker persondata mot Folkeregisteret, hentes siste tilgjengelige navn- og adresseinformasjon og lagres i Ecclesia.

Dette bidrar til at brev og fakturaer sendes til riktig mottaker.
Dersom en person er død, utvandret eller lignende, får du også tilbakemelding om dette.

Det finnes tre vaskerutiner mot Folkeregisteret i Ecclesia:

• Festere for feste med forfall for et gitt år.
• Stellkontakter for legat uten dekning.
• Stellkontakter for stell med årlig avtale.

I tillegg kan du i enkelte søketabeller gjøre et avansert søk og eksportere resultatet til datavask.
Dette kan være nyttig dersom du for eksempel skal sende brev til alle festere på en gravplass.

Alle rutinene har til felles at bare personer med gyldig fødselsnummer blir oppdatert.

Du kan kjøre vaskerutinene flere ganger i løpet av kort tid uten at de samme personene oppdateres hver gang.

• Kryss av for Utelat personer som er verifisert ...
• Oppgi antall måneder.

Da blir personer som er oppdatert innenfor angitt antall måneder utelatt fra rutinen.

Tips

Les mer om datavask under Festefornyelse.
Les mer om datavask under Stellfakturering.

Kostnad

For hver person det gjøres oppslag på i Folkeregisteret for, blir du belastet for ett oppslag.

Det betyr at dersom du har 74 festere med gyldig fødselsnummer som skal oppdateres, blir du belastet for 74 oppslag.

Folkeregister-søket i Ecclesia fungerer ikke

Det hender at tjenesteleverandør (TietoEVRY) sine systemer er utilgjengelige. Da kan søk i Folkeregisteret feile eller være utilgjengelig.

Tips

1. Vent litt og prøv igjen senere.
2. Gjør enkeltoppslag på skatteetaten.no.

På Skatteetatens sider kan du logge inn med BankID. Dette forutsetter at du har fått delegert nødvendige rettigheter i Altinn til å bruke tjenesten (fra gravplassetaten/fellesrådet).