Ecclesia - Håndtering av stell

Fra stellkortet er alle relevante opplysninger om et stell tilgjengelige, som informasjon om kunden, tjenester, tilknyttede graver og hvordan stellet betales.

• Gå til et stellkort ved å klikke på Stell på den blå toppmenyen.

Skjermbildet viser den øverste delen av stellkortet: Stellopplysninger.

Her ser du generell informasjon om avtalen: stellnummer, festeutløp (fra festekortet), startdato, utløpsdato, avslutningsdato, stellnavn og stellsone.

Valg av stellsone

Stellsoner er en måte å dele opp stellet på gravplassene i forskjellige områder, for eksempel nord, sør, øst og vest, eller andre inndelinger som dere finner hensiktsmessige.

• Velg stellsone/området der graven(e) ligger.

Opprett ny stellsone

• Åpne et stellkort.
• Gå til feltet Stellsone i boksen Stellopplysninger.
• Klikk på den blå pilen på slutten av feltet.

Du kommer til arbeidsflaten Stellsone.

• Skriv inn nummer og navn.
• Klikk på Legg til.

Fond i stellkortet

For årlige stell skal boksen Fond i stellkortet være tom og ha kontonummer: har ikke fond.

For stell med fond vil boksen Fond i stellkortet være utvidet og et kontonummer valgt.

Informasjon om startbeløp og saldo vil vises.

I tillegg vil boksen Fondstransaksjoner med transaksjoner vises i stellkortet, slik at du får en oversikt over bevegelsene på fondet.

Advarsel

For at fondet skal bli belastet, må du huske å velge belast: fond i boksen Tjenester for alle tjenester som skal trekkes fra fondet.

Det er fullt mulig å belaste noen tjenester med fond og andre tjenester med faktura på samme stellavtale.

Påpluss fond – Enkeltstell

• Åpne stellkortet.
• Gå til objektmenyen øverst til høyre i boksen Fond.
• Klikk på Påpluss fond.

• Skriv inn summen som skal påføres.
• Klikk på OK.

Er det blitt gjort feil?

• Gjør Påpluss fond-handlingen på nytt.
• Skriv tallet som må trekkes tilbake i feltet Sum (for eksempel -3000).
• Klikk på OK for å bekrefte.

Summen blir da trukket fra saldoen.

Fond – Påføring av rente – Enkeltstell

• Åpne stellkortet.
• Gå til objektmenyen øverst til høyre i boksen Fond.
• Klikk på Påføring av rente.

• Skriv inn rentebeløp.
• Klikk på OK.

• Bekreft handlingen ved å klikke på OK.

Du kan nå se rapporten for transaksjonen.

• Klikk på Vis rapport.

Boksen Fond vil nå ha oppdatert dato i feltet Renter godskrevet.

Saldo skal nå være oppdatert med rentebeløpet.

Stellkontakt

Stellkontakten er personen som er ansvarlig for stellet, får faktura og kan bestille nye eller fjerne tjenester fra stellavtalen.

Tips

Les mer om hvordan du kan endre eller fjerne stellkontakt.

Graver i stellkortet

Boksen Graver i stellkortet viser tilknyttede graver for en stellavtale og informasjon om de gravlagte.

For at en grav skal knyttes til stellavtalen, må det aktuelle stellnummeret være lagret i hvert enkelt gravkort.

Informasjon

Normalt vil stellnummeret følge festenummeret og dermed være det samme for alle graver på et gravsted. Dette er anbefalt praksis.

Det er også mulig å angi forskjellige stell innenfor et gravsted, eller samme stell på tvers av flere gravsteder.

Stellkort – Knytte graver til stellavtale

Dersom du vil knytte flere graver fra samme feste til en eksisterende stellavtale, kan du gjøre det fra objektmenyen i boksen Graver i stellkortet.

• Åpne stellkortet der nye graver skal hentes inn.

• Åpne objektmenyen.
• Klikk på Hent graver fra feste.

Gravkort – Knytte graver til stellavtale

Dersom du vil knytte graver til en eksisterende stellavtale, kan du gjøre det i boksen Stell i et gravkort.

• Åpne gravkortet til graven som skal knyttes til stellavtalen.

• I boksen Stell, lim inn stellnummeret.
• Klikk på Lagre øverst i gravkortet.

Tjenester i stellkortet

Boksen Tjenester i stellkortet viser alle tjenestene en stellavtale dekker.

Du kan angi hvilke tjenester som skal benyttes, når tjenestene skal utføres og hvordan de skal belastes.

• Velges faktura, vil kostnadene belastes kunde i forbindelse med rutinen for ordrelaging.
• Velges fond, vil kostnadene trekkes fra den aktuelle saldoen, forutsatt at det er dekning og at stellavtalen faktisk er tilknyttet en bankkonto.

Legge til tjenester for stellavtale

• Gå til boksen Tjenester i stellkortet.
• Klikk på pluss-tegnet til høyre.

• Skriv inn tjenestenummeret eller velg tjenesten fra rullegardinmenyen (nye kan legges til ved å klikke på >).
• Skriv antallet tjenester av denne typen (feltet for sum vil da bli oppdatert).
• Velg hvordan tjenesten skal belastes (faktura, fond, forhåndsbetalt eller unntatt).
• Velg frekvens (årlig eller hvert 2., 3., 4., 5. eller 10. år).
• Skriv inn fra-og-med år (og eventuelt til-og-med år).
• Dersom stellet skal utføres en spesiell dato (for eksempel bursdag eller bryllupsdag), kan du skrive dato i feltet Stelldato.
• Dersom stellet skal utføres i en bestemt periode, kan du velge periode i rullegardinmenyen (nye kan legges til ved å klikke på >).

• Klikk på Lagre øverst i stellkortet.

Informasjon

Sist belastet viser når tjenesten sist ble fakturert.
Sist betalt viser når tjenesten sist ble betalt eller trukket fra fondskonto.
Sist utført viser siste gang tjenesten ble utført.

Fjerne tjenester fra stellavtale

• Gå til boksen Tjenester i stellkortet.
• Klikk på minus-tegnet til høyre for tjenesten som skal fjernes.
• Klikk på Lagre øverst i stellkortet.

Dokumentasjon på utført stell

Boksen Dokumentasjon på utført stell i stellkortet viser alle stellister der den aktuelle stellavtalen var inkludert og stell ble utført.

• Klikk på pilen på slutten av raden for å gå til stellisten.

Enkeltordre og fakturering for stellavtale

• Åpne stellkortet.
• I boksen Tjenester, åpne objektmenyen.
• Klikk på Opprett enkeltordre.

I boksen Reskonto på stellkortet vil nå informasjon om ordrene vises.

• Klikk på pilen på slutten av linjen for å gå til ordrekortet.

I ordrekortet, sjekk at summen og andre opplysninger stemmer.

• Gå til objektmenyen i boksen Ordreinformasjon.
• Klikk på Fakturer.

• Klikk på Ja for å bekrefte fakturering.

Kjøringen blir produsert.

Gå til funksjonsmenyen i boksen Filer i kjøringen.

• Klikk på Send hele kjøringen for å sende filen til økonomisystemet.

Brev i stellkortet

I boksen Brev kan du se historikk over brev til stellkontakten og produsere nye brev.

Dere kan lage egendefinerte brevmaler for forskjellige formål.

• Gå til boksen Brev.

• Utvid funksjonsmenyen.
• Klikk på Skriv brev.

• Velg en mal fra menyen.
• Bekreft med OK.

Brevet blir produsert, og systemet vil flette inn informasjon fra den konkrete stellavtalen i brevmalen.

Avslutt fond

• Åpne stellkortet.
• Gå til objektmenyen øverst til høyre i boksen Fond.
• Klikk på Avslutt fond.

Avslutt fond og stellavtale

Å avslutte et fond ved avslutning av en stellavtale kan bestå av tre deler:

• Sette dato for avslutning av stellavtale.
• Godskrive renter (bare dersom fondet avsluttes i inneværende år).
• Overføre restbeløp til/fra reservefond (bare dersom fondet avsluttes i inneværende år).

• Merk av valgene som er aktuelle for dere.
• Klikk på OK for å bekrefte.

Informasjon

Godskrive hittil opptjente renter: Dersom du har satt en rentefot på bankkontoen, vil Ecclesia regne ut påløpte renter, slik at disse kan tilbakeføres til legatet. Dette er nyttig hvis rentene for eksempel skal tilbakebetales til eieren av legatet.

Overføre fondsbeløp: Dersom du har opprettet regnskapskontoer i Ecclesia, vil du kunne overføre beløpet til en av disse kontoene her. Hvis ikke, kan du fortsatt avslutte legatet, men beløpet vil ikke bli bokført noe sted.

Stellkort som avsluttes på denne måten kan ikke gjenåpnes, på grunn av regnskapsføringen til ulike kontoer ved avslutning. Du må derfor være helt sikker på at stellet skal avsluttes før du kjører denne rutinen.

Gjør om fra fond til årlig stell

Dersom du ønsker å fortsette stellavtalen, men gjøre den om til årlig stell, kan du gjøre følgende:

• Merk kun Behold avsluttende saldo og håndter balansen manuelt i stellkortet.
• Noter beløpet som er balansen per nå.
• Klikk på OK.

• Beløpet som var igjen på balansen trekkes fra neste stellfaktura.

Boksen Fond i stellkortet skal nå være tom og ha kontonummer: ikke lenger i bruk.

Avslutt stell

• Åpne stellkortet.
• Åpne objektmenyen i boksen Stellopplysninger.
• Klikk på Avslutt stellavtale.

Stellkort som avsluttes på denne måten kan enkelt gjenåpnes ved å fjerne avslutningsdatoen fra stellkortet.