Ecclesia - Bruk av planleggingsverktøy

I Ecclesia kan man enkelt legge inn seremonier og hendelser for å få oversikt over hva som skjer når – for eksempel begravelser, urnenedsettelser og seremonier.

Systemet brukes for å unngå at det berammes flere samtidige seremonier på samme seremonisted.

Tips

Superbrukere kan lese mer her om førarbeid og oppsett.

Kalender – månedsvisning

Månedsvisning er standard for kalenderen.

Kalenderen i hovedmenyen viser en oversikt over når det foregår ulike seremonier og hendelser.

En hendelse kan være begravelse, bisettelse, ankomst av kiste, nedsettelse av urne, graving av grav og lignende.

Nummeret ved siden av datoen viser antall hendelser som er planlagt den aktuelle dagen. Dager med hendelser blir i tillegg fargemerket.

• Velg sted og seremonitype i rullegardinmenyene øverst for å filtrere oversikten.
• Bytt mellom ukeplan og månedsplan med knappene øverst til høyre.
• Bla mellom måneder ved å klikke på pil-ikonene < >.

Dagsplan i kalenderen

• Klikk på en dato i kalenderen for å vise dagsplanen over hva som skjer den valgte dagen.

• Klikk på lenken til hendelsen for å åpne bestillingen som tilhører hendelsen.

• Klikk på Utskriftsvennlig dagsplan for å skrive ut dagsplanen i A4-format.

Utskriften vil se slik ut:

Kalender – ukesvisning

Viser uken for den datoen du står på i kalenderen. Hendelsene vises fordelt på klokkeslett og dag.

• Klikk på ukeplan-ikonet øverst til høyre for å se ukevisningen.
• Klikk på de blå feltene for hendelsene i ukesvisningen for å åpne bestillingen som tilhører hendelsen.

• Klikk på Utskriftsvennlig ukeplan for å skrive ut ukeplanen i A4-format.

Utskriften vil se slik ut:

Detaljert ukeplan

Detaljert ukeplan gir oversikt over de kommende ukene. I tillegg gir den tilgang til å lage rapporter og legge inn meldinger som må tas hensyn til under planleggingen.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

Ukeplanen vil se slik ut:

• Klikk på den blå pilen til høyre i linjen for hendelsen for å åpne bestillingen som tilhører hendelsen.

Dersom du ønsker å se en annen uke, kan dette velges i nedtrekksmenyen til høyre.

Du kan også filtrere listen etter seremonisted og seremonitype.

Meldinger i detaljert ukeplan

Det er mulig å legge til meldinger i detaljert ukeplan.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Utvid Vis i funksjonsmenyen til venstre.
• Klikk på Meldinger.

Arbeidsflaten Meldinger vil vise alle meldingene for den aktuelle uken.

Legg til melding i detaljert ukeplan

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Utvid Vis i funksjonsmenyen til venstre.
• Klikk på Meldinger.

• Klikk på det blå plusstegnet for å legge til en ny melding.

• Velg år, uke og sted.
• Skriv inn meldingen.
• Klikk på Legg til.

Meldinger du legger til vil vises øverst til høyre i detaljert ukeplan.

Rapporter fra detaljert ukeplan

Tips

• For å få frem rapporter om seremonier, er det viktig at det er krysset av for Bruk seremonirapporter i Globale innstillinger, fanen Bestillinger.
• I tillegg må det i hovedmenyen, under menypunktet Planlegging og valget Seremonitype, være satt opp hvilke rapporter som skal knyttes til de ulike seremoniene og hendelsene.

Les mer om oppsettet.

Rapporter for begravelser, urnenedsettelser og seremonier skrives ut fra den detaljerte ukeplanen.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Velg seremonisted.
• Velg ønsket rapport i nedtrekksmenyen Seremonitype.

• Utvid den blå pilen under ukenummeret.
• Klikk på Vis rapport.

• Klikk på lenken til rapporten for å se den.

Blomsteretiketter og døretiketter fra detaljert ukeplan

Gjelder Oslo. I Oslo finnes det funksjonalitet for utskrift av blomster- og døretiketter i tillegg til rapporter.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Velg seremonisted.
• Velg seremonitype.

• Utvid den blå pilen under ukenummeret.
• Klikk på Vis blomsteretiketter eller Vis døretiketter.

• Klikk på lenken til rapporten for å se den.

Reservasjon og tildeling av seremonitider

Det er mulig å planlegge seremonitider for de forskjellige seremonistedene, og deretter tildele seremonitiden til en konkret seremoni.

Tips

I hovedmenyen, under menypunktet Planlegging og valget Seremonisted, må det være satt opp hvilke dager og tider som er tilgjengelige for de ulike seremoniene og hendelsene.

Les mer om oppsettet.

Reservasjon av seremonitid

• Gå til Detaljert ukeplan.
• Velg seremonisted og seremonitype som du vil reservere.
• Huk av Vis tilgjengelige og reserverte tider.

Oversikten vil se slik ut:

• Klikk på Reserver.

Feltene for reservasjon vil åpnes:

• Legg inn navn på avdøde og begravelsesbyrå.
• Velg om det er en eksisterende grav som skal benyttes.
  Dersom det er en ny grav, må du også oppgi om personen er tilknyttet menigheten eller ikke (utenbygds begravelser skal ofte faktureres for festeavgift).
• Klikk på Reserver nederst til høyre.

Hendelsen vil nå vises med oransje fargemerking som Reservert.

Informasjon

Det er ikke mulig å registrere flere samtidige reservasjoner enn det som er angitt i systeminnstillingene for seremonistedet.

Tiden som står som reservert kan også tilhøre en annen seremonitype.

Opprett bestilling fra reservert seremoni

Når byrå eller kontaktperson bekrefter seremonien, kan du opprette en bestilling direkte fra den aktuelle reservasjonen.

• Klikk på den blå pilen for å utvide objektmenyen til hendelsen.
• Klikk på Opprett bestilling når hendelsen er bekreftet.

Tips

Les mer om opprettelse av bestilling i artikkelen: Gravlegge en person.

Kobling mot reservasjon kan også gjøres direkte i et eksisterende bestillingskort.

Koble til seremonitid fra bestillingskortet

• Klikk på +tegnet i boksen Seremoni/hendelse i en eksisterende bestilling.
• Velg seremonitype, sted og dato.
• Klikk på søk-ikonet.

• Velg et tilgjengelig tidspunkt fra listen.
• Klikk på Bruk.
• Klikk på Lagre øverst i bestillingen.

Reservasjoner vises med oransje farge i denne listen.

• Klikk på Reservasjon-knappen for å velge forhåndsreservert tid.

• Bekreft valget av forhåndsreservert tid.

Det kan ikke velges seremonitider som er utenfor gyldig periode, eller som påvirkes av låst dag eller tid.

Endre reservasjon av seremoni

Det er mulig å endre en reservasjon.

• Klikk på det oransje feltet for å utvide hendelsen.
• Her kan du endre navn på avdøde, gravferdsbyrå og kommentar.

For å endre tid, sted og type seremoni må du bruke objektmenyen:

• Klikk på den blå pilen for å utvide objektmenyen til hendelsen.
• Velg Flytt.

Feltene for å kunne velge ny tid og sted vil åpnes:

Hvis det finnes ledige seremonitider den dagen du forsøker å flytte til, vil du kunne velge disse fra en liste.

• Klikk på Flytt.

Fjerne reservasjon av seremoni

Det er også mulig å fjerne en reservasjon i etterkant.

• Klikk på den blå pilen for å utvide objektmenyen til hendelsen.
• Velg Fjern.

Låste seremonitider

For en seremonitid som er låst kan du få opp mer informasjon ved å klikke på teksten Seremonitid er låst.

Vis ubekreftede hendelser

Brukes for å se alle hendelser det er reservert tid for, men som ennå ikke har fått eget bestillingskort.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Utvid Vis i funksjonsmenyen til venstre.
• Klikk på Ubekreftede hendelser.

Angi «mine» seremonisteder og -soner

For hvert seremonisted og hver seremonisone kan en bruker krysse av for Min favoritt.
I nedtrekkslister hvor man velger seremonisted eller -sone vil mine favoritter da vises først.

Fremgangsmåten er lik for seremonisted og seremonisone.

Eksempler på bruk

• Valg av seremonisted for seremoni i bestillingskortet.
• Valg av seremonisted i kalenderen i hovedmenyen.

• Klikk på Hovedmeny på den øverste verktøylinjen.

• Utvid Planlegging og Gå til....
• Klikk på Seremonisted.

• Klikk på den blå pilen for å se mer informasjon om seremonistedet.

• Merk av for Min favoritt.
• Klikk på Lagre.

• Slik vil favoritten vises i kalenderen.