Ecclesia - Avansert planlegging

Reservasjon og tildeling av seremonitider

Det er mulig å planlegge seremonitider for de forskjellige seremonistedene, og deretter tildele seremonitiden til en konkret seremoni.

Tips

I hovedmenyen, under menypunktet Planlegging og valget Seremonisted, må det være satt opp hvilke dager og tider som er tilgjengelige for de ulike seremoniene og hendelsene.

Les mer om oppsettet.

Reservasjon av seremonitid

• Gå til Detaljert ukeplan.
• Velg seremonisted og seremonitype som du vil reservere.
• Huk av Vis tilgjengelige og reserverte tider.

Oversikten vil se slik ut:

• Klikk på Reserver.

Feltene for reservasjon vil åpnes:

• Legg inn navn på avdøde og begravelsesbyrå.
• Velg om det er en eksisterende grav som skal benyttes.
  Dersom det er en ny grav, må du også oppgi om personen er tilknyttet menigheten eller ikke (utenbygds begravelser skal ofte faktureres for festeavgift).
• Klikk på Reserver nederst til høyre.

Hendelsen vil nå vises med oransje fargemerking som Reservert.

Informasjon

Det er ikke mulig å registrere flere samtidige reservasjoner enn det som er angitt i systeminnstillingene for seremonistedet.

Tiden som står som reservert kan også tilhøre en annen seremonitype.

Opprett bestilling fra reservert seremoni

Når byrå eller kontaktperson bekrefter seremonien, kan du opprette en bestilling direkte fra den aktuelle reservasjonen.

• Klikk på den blå pilen for å utvide objektmenyen til hendelsen.
• Klikk på Opprett bestilling når hendelsen er bekreftet.

Tips

Les mer om opprettelse av bestilling i artikkelen: Gravlegge en person.

Kobling mot reservasjon kan også gjøres direkte i et eksisterende bestillingskort.

Koble til seremonitid fra bestillingskortet

• Klikk på +tegnet i boksen Seremoni/hendelse i en eksisterende bestilling.
• Velg seremonitype, sted og dato.
• Klikk på søk-ikonet.

• Velg et tilgjengelig tidspunkt fra listen.
• Klikk på Bruk.
• Klikk på Lagre øverst i bestillingen.

Reservasjoner vises med oransje farge i denne listen.

• Klikk på Reservasjon-knappen for å velge forhåndsreservert tid.

• Bekreft valget av forhåndsreservert tid.

Det kan ikke velges seremonitider som er utenfor gyldig periode, eller som påvirkes av låst dag eller tid.

Endre reservasjon av seremoni

Det er mulig å endre en reservasjon.

• Klikk på det oransje feltet for å utvide hendelsen.
• Her kan du endre navn på avdøde, gravferdsbyrå og kommentar.

For å endre tid, sted og type seremoni må du bruke objektmenyen:

• Klikk på den blå pilen for å utvide objektmenyen til hendelsen.
• Velg Flytt.

Feltene for å kunne velge ny tid og sted vil åpnes:

Hvis det finnes ledige seremonitider den dagen du forsøker å flytte til, vil du kunne velge disse fra en liste.

• Klikk på Flytt.

Fjerne reservasjon av seremoni

Det er også mulig å fjerne en reservasjon i etterkant.

• Klikk på den blå pilen for å utvide objektmenyen til hendelsen.
• Velg Fjern.

Låste seremonitider

For en seremonitid som er låst kan du få opp mer informasjon ved å klikke på teksten Seremonitid er låst.

Vis ubekreftede hendelser

Brukes for å se alle hendelser det er reservert tid for, men som ennå ikke har fått eget bestillingskort.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Utvid Vis i funksjonsmenyen til venstre.
• Klikk på Ubekreftede hendelser.

Rapporter fra detaljert ukeplan

Tips

• For å få frem rapporter om seremonier, er det viktig at det er krysset av for Bruk seremonirapporter i Globale innstillinger, fanen Bestillinger.
• I tillegg må det i hovedmenyen, under menypunktet Planlegging og valget Seremonitype, være satt opp hvilke rapporter som skal knyttes til de ulike seremoniene og hendelsene.

Les mer om oppsettet.

Rapporter for begravelser, urnenedsettelser og seremonier skrives ut fra den detaljerte ukeplanen.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Velg seremonisted.
• Velg ønsket rapport i nedtrekksmenyen Seremonitype.

• Utvid den blå pilen under ukenummeret.
• Klikk på Vis rapport.

• Klikk på lenken til rapporten for å se den.

Blomsteretiketter og døretiketter fra detaljert ukeplan

Gjelder Oslo. I Oslo finnes det funksjonalitet for utskrift av blomster- og døretiketter i tillegg til rapporter.

• Gå til ukesvisning av kalenderen.
• Klikk på Detaljert ukeplan.

• Velg seremonisted.
• Velg seremonitype.

• Utvid den blå pilen under ukenummeret.
• Klikk på Vis blomsteretiketter eller Vis døretiketter.

• Klikk på lenken til rapporten for å se den.