Ecclesia - Klargjøre for fakturering

Både ved gravlegging, festefornyelse og stell vil det være behov for å fakturere. For å kunne bruke Ecclesia til fakturering, må systemet først settes opp korrekt for:

• Fakturainnstillinger
• Regnskapskonti
• Dimensjoner
• Tjenester
• Ordremaler

1. Klientinformasjon – Globale innstillinger

For å endre globale innstillinger må du være superbruker.

• Klikk på navnet til organisasjonen øverst til høyre.

Du kommer nå til Globale innstillinger. Denne siden viser systeminnstillinger som gjelder for alle brukere. Endringer trer i kraft når du klikker Lagre.

I boksen Klientinformasjon må adresse og øvrig kontaktinformasjon for gravplassmyndigheten være utfylt.

• Legg inn informasjon.
• Klikk på Lagre.

2. Fakturering – Globale innstillinger

For å endre globale innstillinger må du være superbruker.

• Gå til fanen Fakturering.

Regnskapssystem

• Velg deres regnskapssystem fra nedtrekksmenyen.
• Klikk på Lagre.

Fordringer

• Velg hvordan fordringer skal håndteres. Alternativer:

• Kun i Ecclesia (kontantprinsippet)
• Posteres ved bokføring (akonto)

Kundefordringer posteres vanligvis på konto 1500.

• Velg riktig konto under Konto, fordringer.
• Klikk på Lagre.

Fakturasystem

PDF er standard dokumentformat for egne utskrifter.

Systemet vil som standard stå på PDF-fakturering, som betyr at fakturaen skrives ut lokalt.

Hvis fakturaer skal eksporteres til et kommunalt fakturasystem, kan dette velges i samme liste.

Oppdragsgivernummer – Standard avsenderkode

Oppdragsgivernummer benyttes av enkelte eksterne fakturasystemer.

Konti

Momskonto og ørekonto brukes først når du har opprettet egne konti for mva og øreavrunding. Enkelte rutiner posterer automatisk til disse.

Konto for reservefond kan brukes ved avslutning av fond med restbeløp.

Tips

Les mer i avsnittet 4. Kontoplan – innstillinger lenger nede.

Fakturainnstillinger

Forfallsintervall angir antall dager fra fakturadato til forfallsdato.
Regnskapsår skal være inneværende år.

Tips

Les mer: Endre regnskapsår i Ecclesia.

Momspliktig angir om gravplassdrift er mva-pliktig.

Informasjon

Moms har vært 25 % siden 2005. Satsen kan også styres på kontonivå. Når mva benyttes, legges «MVA» til organisasjonsnummeret på faktura.

OCR-avmerking legger til KID-nummer på fakturaer som skrives ut lokalt.
Dette muliggjør automatisk betalingsregistrering via OCR-filer.

Fakturainnstillinger for purring 1 og 2

• Purreintervall 1: Dager over forfall før første purring sendes.
• Purreintervall 2: Dager mellom første og andre purring.

3. Nummerering – Globale innstillinger

For å endre globale innstillinger må du være superbruker.

Fanen Nummerering viser neste nummer i alle nummerserier.

Før første fakturering bør du kontrollere at:

• Tjenestenummer
• Ordrenummer
• Fakturanummer
• Journalnummer

stemmer med tidligere brukte numre.

Hvis nummerne ikke stemmer:

• Klikk på finn automatisk, eller korriger manuelt.

4. Kontoplan – innstillinger

Kontoplanen nås via Hovedmeny → Økonomi → Gå til → Kontoplan, eller via Vis i et ordrekort.

• Klikk på Hovedmeny på den blå topplinjen.

• Utvid Økonomi i menyen til høyre.
• Klikk på Kontoplan.

Her vises regnskapskonti, budsjett og omsetning.

• Klikk på den blå pilen på raden for å redigere en konto.

Under oversikten ligger summering av budsjett og omsetning for inneværende og foregående år.

Legg til konto

• Klikk på Opprett øverst til høyre.
• Gi kontoen et beskrivende navn.
• Angi momssats og eventuelt budsjett.
• Klikk på Legg til.

Fjern konto

En konto kan fjernes dersom den ikke er i bruk.

• Klikk på den blå pilen på raden.
• Klikk på Fjern.

Hvis kontoen har tjenester knyttet til seg, må disse flyttes før kontoen kan slettes.

5. Klargjøring – Dimensjoner

Dimensjoner nås via Hovedmeny → Økonomi → Gå til → Dimensjoner.

Dimensjoner kan omfatte ansvar, funksjon, prosjekt, koststed m.m.

Informasjon

Det er valgfritt å bruke dimensjoner. Manglende dimensjoner hindrer ikke fakturering.

• Klikk på Hovedmeny på den blå topplinjen.

• Utvid Økonomi i menyen.
• Klikk på Dimensjoner.
• Klikk på Opprett øverst til høyre for å legge til.

6. Klargjøring – Tjenester

Tjenester nås via Hovedmeny → Økonomi → Gå til → Tjenester, eller via Vis i et ordrekort.

• Legg til de tjenestene som skal faktureres.

Tips

Se mer: Tjenester.

7. Klargjøring – Ordremaler

Ordremaler nås via Hovedmeny → Økonomi → Gå til → Ordremaler eller via Vis i et ordrekort.

• Legg til ordremaler som skal brukes ved fakturering.

Tips

Se mer: Ordremaler.