Ecclesia - Personer og juridiske personer
Både personer og juridiske personer i Ecclesia registreres i personkortet.
Personkortet viser opplysningene som lagres når en person legges inn i Ecclesia som fester, stellkontakt, avdød, byrårepresentant m.m.
Alle forpliktelser og fakturaer som er knyttet til en person vises i personkortet. Her kan du også overføre forpliktelser og opprette fakturaer.
Hver fester, stellkontakt, fakturamottaker, byrå og avdød er registrert i et personkort.
Slik fungerer dette:
- Personer eller organisasjoner som lagres med organisasjonsnummer eller fødselsnummer vil kun bli opprettet én gang.
- Når kontaktopplysninger oppdateres for en fester, gjelder endringene automatisk for alle deres feste- og stellavtaler.
- Personkortet gir full oversikt over en persons forpliktelser i systemet, og gjør det enkelt å overføre disse ved dødsfall eller andre endringer.
Finne personer
Personkort er alltid tilgjengelig via hurtiglenkene på den blå toppmenyen.
Personkort kan også åpnes fra pilknappene ved personnummer- og organisasjonsnummerfelt i alle relevante skjermbilder.
Du kan også bruke søkefeltet på den blå topplinjen for å søke etter personer.
Fødselsnummer i personkortet
Konsekvent bruk av fødselsnummer sikrer datakvalitet og reduserer feil.
Personer uten fødselsnummer
Uten fødselsnummer kan det opprettes flere personkort for samme person. Da vil ikke all informasjon samles på ett sted.
Fødselsnummer er den eneste helt unike identifikatoren personer har. Dersom det ikke brukes, kan ikke systemet skille mellom to oppføringer som begge heter Per Hansen.
Dette fører til:
- dårligere datakvalitet
- vanskeligere gjenfinning
- større risiko for feil ved adresseendringer og andre opplysninger
Felt i personkortet
Verifisert
Hvis fødselsnummer er registrert, kan personopplysninger verifiseres mot Folkeregisteret.
Datoen for siste verifisering vises i feltet Verifisert.
Beskyttet mot adressevask
Når dette er krysset av, vil personen ikke bli automatisk oppdatert fra Folkeregisteret.
Dette kan være nødvendig for personer med postboksadresse.
Reservert mot tilbud
Brukes når personen ikke ønsker å motta tilbudsfakturaer, f.eks. om sommerstell.
Endringer kun tillatt i personkort
Når dette er aktivert, kan personen kun redigeres i personkortet, ikke fra andre deler av systemet.
Seremoniroller i personkortet
Seremoniroller brukes for å bemanne seremonier som er registrert i bestillingskortet.
Seremoniroller kan være prest, organist, kirketjener, gravplasspersonell m.m.
Slik legger du til seremoniroller:
- Klikk på Person i den blå toppmenyen.
- Søk opp relevant personkort.
- Åpne fanen Seremoniroller.
- Merk av rollene personen kan ha.
- Klikk på Lagre.
Stabsmedlem-knytning fra Medarbeideren
Gjelder organisasjoner som bruker Medarbeideren.
Her knytter du personkortet i Ecclesia til riktig kontaktkort i Medarbeideren. Dette gjør at systemet kan koble korrekt stabsmedlem til seremonier når de overføres fra Ecclesia.
Én stabsfunksjon kan registreres per organisasjon.
- Klikk på Person på den blå toppmenyen.
- Søk opp personkortet.
- Åpne fanen Medarbeideren, stabsmedlem.
- Klikk på + Legg til stabsmedlem fra Medarbeideren.
- Velg aktuell funksjon og organisasjon i nedtrekksmenyen.
- Klikk på det blå +tegnet for å legge til funksjonen.
Stabsfunksjonene du legger til, vises i oversikten på personkortet.
Forutsetninger
- I Medarbeideren må personen ha relevante funksjoner registrert i kontaktkortet, under fanen Funksjoner:
- I Medarbeideren må funksjonen ha aktivert Tillat publisering til WEB for å være tilgjengelig i Ecclesia:
