Saksbehandleren - Skriv brev

For å kunne skrive brev må du ha rollen Saksansvarlig eller Saksbehandler.

Start nytt brev

Som alle andre dokumenter må også brev plasseres i en saksmappe.

• Åpne en saksmappe for å starte et brev.

Opprett kladd

• Klikk på + for nytt dokument.
• Velg Skriv brev.

Lagre kladd

Kladd har autolagring.

Når du har åpnet et brevvindu uten å redigere, kan vinduet lukkes uten at brevet lagres.
Når du har lagt inn informasjon i brevet, blir det lagret som en kladd.

Slett kladd

Kladden kan slettes fra dokumentlisten i saksmappen.

• Klikk på søppelbøtte-ikonet for å slette.

Brevinnhold

Arbeidsvinduet ditt er satt opp som et brev.
Fyll inn informasjon.

Det du legger inn øverst, blir dokumentinformasjon når du produserer brevet/dokumentet.

Logo

Logo settes inn automatisk. Organisasjonsnavnet hentes fra Medarbeideren-organisasjonen som arkivet er knyttet til.

I mapper med arkivkoder fra klasse 8 i arkivnøkkelen vil malen ha logo for Gravplassmyndigheten, hvis dette er definert i adminmodulen.

Bunntekst (footer)

Informasjon i bunnteksten hentes fra Medarbeideren (kontaktinfo registrert på organisasjonen).
Innholdet i bunnteksten kan endres fra Medarbeideren.

Mottakere

Mottakere blir parter på utgående dokumenter.

Tips

Legg til mottaker/part på samme måte som part i saksmappen.

• Klikk på + tegnet for å velge mottaker.

Dette er påkrevd, så du må minst ha én hovedmottaker.

Når du har lagt til en mottaker, ser du knappene for redigering og sletting når du holder musepekeren over parten.

• Klikk på ikonene for å slette eller redigere mottakeren.

En eller flere mottakere

• En mottaker
  Når én hovedmottaker er valgt, vises navn og postadresse i brevet. Annen kontaktinfo vises ikke i brevet, men er lagret på kontakten og brukes ved utsending av brev via e-post.

• Flere mottakere
  Dersom du velger flere mottakere, vises de kun med navn i brevet.

• Organisasjon
  Dersom kontakten er en organisasjon, kan du legge inn navnet på kontaktpersonen på kontakten, men ikke flere e-postadresser.

Kopimottaker

Kopimottaker er valgfritt. Du kan legge til så mange kopimottakere du ønsker.

For kontakt og kopimottakere vises kun navnet i brevet, men du kan legge inn kontaktinformasjon på parten. Husk e-postadresse hvis du vil sende brevet med e-post.

Dato

Datoen er den datoen brevet blir produsert, og kan ikke endres.

Når du har opprettet en kladd, blir datoen du opprettet kladden stående i kladden, men forhåndsvisningen viser alltid riktig dato.

Arkivkode og dokumentnummer

Dokumentnummer opprettes når brevet blir produsert.

Arkivkode arves fra saksmappen du oppretter brevet i, og kan ikke endres.

Dokumentnummer i kladd viser neste ledige nummer i saksmappen. Hvis du har flere kladder i samme mappe, vil alle ha samme foreløpige nummer.

Skjermingskode

Hvis dokumentet skal skjermes fra offentligheten, må du legge på skjermingshjemmel.

Hvis kladden er opprettet fra en skjermet saksmappe, arver kladden skjermingshjemmel fra mappen.
Hjemmelen kan ikke fjernes, men du kan endre den.

Skjermingskoden vises i brevet, og det opprettede dokumentet følger reglene for skjermingskode.

• Klikk på blyanten for å redigere.

• Velg skjermingskode fra nedtrekksmenyen.

Når du legger på skjerming, kan du sette offentlig tittel på dokumentet.

Det er offentlig tittel som vises i postjournalen.

• Skriv offentlig tittel for dokumentet.
• Klikk på Lagre.

Hvis du ikke legger til offentlig tittel, får dokumentet tittelen [Skjermet] i postjournalen.

Saksbehandler

Det er mulig å sette en annen saksbehandler på dokumentet enn deg selv.

• Klikk på blyanten for å redigere.

• Velg en annen saksbehandler fra nedtrekksmenyen.

Tittel

Tittel er påkrevd og kan ha maks 230 tegn.
Tittelen blir dokumentnavn når du produserer brevet.

• Klikk i tittelfeltet for å redigere.

Skriv brevteksten

For å skrive selve brevet klikker du på området for tekstinnhold.

Da får du frem tekstverktøy og kan skrive inn selve brevteksten i tekstboksen.

Signatur

Ditt navn og tittelen Sekretær settes inn som forslag til signatur. Dette er et redigerbart tekstområde som du kan endre.

• Klikk i tekstfeltet for å redigere.

Tips

Hvis du skal ha flere avsendere i signaturfeltet, kan det være lurt å bruke tabell for å stille dem pent opp. Kantene i tabellen vil ikke være synlige i produsert brev.

Elektronisk registrert

Fordi du er logget inn i programmet og har verifisert e-post og mobilnummer, er det sporbart hvem som har produsert brevet.

Under signaturen har brevet derfor teksten:
"Dette dokumentet er elektronisk registrert og trenger derfor ingen signatur".

Legg til vedlegg eller sider

Alle vedlegg til et utgående brev skal være arkivert i arkivet.
Du kan hente dokumenter fra arkivet.

Vil du legge ved en fil som ikke er arkivert, må du arkivere den for å bruke den som vedlegg.
Du kan gjøre dette direkte fra brevet.

---

a. Hent vedlegg fra arkivet

• Klikk på + for å legge til vedlegg.
• Velg Hent fra arkivet.

Dokumentene hentes fra mappen der du har opprettet brevkladden.
Du kan velge å søke deg frem til andre saksmapper for å hente andre dokumenter.

• Huk av dokumentene du ønsker som vedlegg.
• Klikk på Legg til vedlegg.

---

b. Legg til nytt dokument som vedlegg

For å legge ved en fil som ikke er arkivert, må du arkivere den for å bruke den som vedlegg.
Filen arkiveres i saksmappen du har opprettet brevkladden i.

• Klikk på + for å legge til vedlegg.
• Velg Nytt dokument.

Fyll ut informasjon om dokumentet. Dra og slipp filen til filopplastingen, eller klikk for å finne den i filbehandleren.

Tips

Dette håndteres på samme måte som når du oppretter dokument.

Øverst ser du hvilken saksmappe du arkiverer til.

• Lagre og lukk når nødvendige felt er fylt ut.

---

c. Legg til nytt dokument som side i brevet

Du kan legge til flere sider i brevet ditt fra en fil.

• Klikk på + tegnet nede til høyre for å legge til side.

• Dra og slipp filer.
• Alternativt kan du klikke i feltet for å gå til filbehandleren og hente fil.

Tips

Disse filtypene kan hentes inn: Vedlegg - ulike filformat.

Etter hvert som du henter inn filer, kan du se dem i et popup-vindu.

• Klikk på kryss hvis du vil fjerne en fil.
• Klikk på Lagre for å beholde utvalget.

Når du klikker på Lagre, blir filene gjort om til pdf og vises som påfølgende sider i brevet ditt.

Du får nå noen nye knapper for disse sidene: søppelbøtte for å fjerne sider og pil for å scrolle til toppen.

Disse knappene gjelder kun for én fil om gangen. Én fil kan bestå av flere sider. Sidene som har skygge, er sidene du gjør et valg for.

Vedlegg - ulike filformat

• PDF
  PDF er det enkleste og foretrukne filformatet.
  Dette formatet har forhåndsvisning i arkivet, kan åpnes i nettleser og har fleksible utskriftsmuligheter.

• Doc
  Word-filer kan arkiveres, men det blir generert en pdf for forhåndsvisning.
  I arkivet kan du se generert pdf i forhåndsvisning og laste ned doc-filen.
  Det samme gjelder på dokumentvisningssiden når du sender dokument med e-post.

• Excel
  Xlsx-filer kan arkiveres, men det blir generert en pdf for forhåndsvisning.
  I arkivet kan du se generert pdf i forhåndsvisning og laste ned xlsx-filen.
  Det samme gjelder på dokumentvisningssiden når du sender dokument med e-post.

• Bilder
  Jpg- og png-filer kan arkiveres og har forhåndsvisning.

Fjerne sider

• Klikk på søppelbøtte-ikonet for å slette de aktuelle sidene.

Bekreftelsesvinduet viser filnavnet som fjernes.
Her ser du hvilken fil, og dermed hvilke sider, du fjerner.

• Klikk på Ja for å fjerne.

Fjerne vedlegg

Vedleggene du har hentet, vises i en liste nedover.

Hvis du vil fjerne vedlegget:

• Hold musepekeren over dokumentnavnet.
• Klikk på søppelbøtten.

Beskrivelse

Ved siden av brevet er det et felt for beskrivelse.

Beskrivelsen blir ikke en del av brevet.
Den lagres som beskrivelse i dokumentinformasjonen til dokumentet du er i ferd med å opprette.

Forhåndsvisning

• Klikk på Forhåndsvis brev for å se hvordan brevet ditt vil bli.

Da kommer du til en forhåndsvisning der du kan se hvordan den produserte pdf-filen vil se ut.
Du kan laste den ned eller skrive den ut, men den vil ha vannmerke som viser at dette er en kladd.

Produser brev

• Klikk på Produser brev når brevet er klart.
• Klikk på Ja for å bekrefte.

Brevet blir opprettet som et utgående dokument i arkivet med produsert pdf-fil.

• Klikk på Lagre og lukk.

Send brev

Brevet er nå registrert i arkivet, men er ikke sendt.

Tips

For å sende dokumentet, se Distribusjon.

Skriv brev som gravplassmyndighet

For fellesråd eller sokn som har gravplassmyndighet, skal dette registreres på arkivet. Da bruker brev skrevet fra klassene for gravplassvirksomhet brevmalen for Gravplassmyndighet.

Registrer gravplassmyndighet

Dette gjøres av administrator.

• Gå til Administrasjon > Arkiv.
• Rediger arkivet.
• Skriv inn navn på Gravplassmyndigheten.
  (Gravplassmyndigheten i "kommune")

Klasse 8 Gravferdsvirksomhet i arkivnøkkelen skal ikke brukes av kirkelige fellesråd der kommunen er ansvarlig for gravferdsvirksomheten.
Hvis du oppretter en mappe her og forsøker å skrive et brev, får du opp en feilmelding.

Brevmal for gravplassmyndighet

Når du velger å skrive brev fra en saksmappe med arkivkode under klasse 8 Gravferdsvirksomhet, er brevmalen lik som ellers, bortsett fra at logoen viser Gravplassmyndighet.

Bunntekst og resten av oppsettet er likt.