LabOra Arkiv for Outlook ​

LabOra Arkiv for Outlook er et tillegg som kan innstalleres i din Outlook.
Har du dette, kan du logge deg inn i labOra Arkiv/Saksbehandler fra Outlook og sende til postmottak eller arkivere eposter og vedlegg herfra.

Logg deg på labOra Arkiv for Outlook ​

Gå til eller åpne Outlook.
Velg aktuell e-post
Klikk på Arkiv-ikonet i toppen i Hjem-fanen

LabOra Arkiv for Outlogg-tillegget vil åpne i et felt til høyre i vinduet.


Logg inn (samme brukernavn og passord som i labOra Saksbehandler)

Når du har logget inn kan du velge å arkivere ller sende til postmottak.

Lagre dokumenter fra Outlook ​

Pass på at du har markert riktig epost før du fortsetter til "Arkiver dokumenter"
Klikk "VELG"

1. Vedlegg ​

Hvis eposten har vedlegg vil selve eposten og hvert vedlegg ligge som separate poster.
Huk av hvilke poster du vil arkivere.
Fortsett.

INFO

HVIS du har valgt flere filer, blir disse lagret i ett dokument.
Evt kan du huke av for å lagre dem til separate dokumenter i arkivsaken du har valgt eller opprettet.
Huker du av for «Et dokument for hvert vedlegg» vil dokumentene få separate dokumentnummer og titler, men lik dokumentinformasjon.

2. Arkivsak (saksmappe) ​

Dokumentene du skal arkivere må arkiveres til en arkivsak (saksmappe)
Du må enten hente (søke opp) ønsket saksmappe eller opprette en ny.

A. Arkiver til en eksisterende arkivsak (sakmappe) ​

Hvis du skal arkivere i en eksisterende saksmappe, søk etter saksmappen i søkefeltet.
Du kan søke på saksmappe nummer og saksmappe tittel.

TIP

Vær litt tålmodig, det kan ta litt tid før sakene viser.

Velg (klikk på) arkivsak (saksmappe).

B. Arkiver til en ny arkivsak (saksmappe) ​

Hvis du skal opprette en ny saksmappe, trykk på ”+”.

Åpne/utvid alle feltene og fyll inn informasjon om saksmappen.

Fyll inn nødvendig informasjon om saksmappen.
Minstekravet er at du fyller inn påkrevde felt, disse er markert med rødt.

Arkiv: Velg hvilket arkiv du skal opprette saksmappe i.
Arkivkode: For å finne riktig arkivkode kan du jobbe deg nedover i kategoriene. Klikk liten pil.
Arkivsak tittel: Er påkrevd. Maks 50 tegn.

Når du har fylt inn det du skal, klikk på "Opprett arkivsak"

3. Dokument ​

Skal du lagre flere filer samtidig?

Hvis du velger mer enn en post, må du ta stilling til om disse skal arkiveres til separate dokumenter, eller om du har tenkt at flere filer utgjør et dokument.

WARNING

Tenk deg om før du arkiverer flere filer i en engang. I de fleste tilfeller skal hver fil arkiveres som et selvstendig dokument med unik id og informasjon.

A. Flere filer i ett dokument ​

Hvis du ikke huker av her vil alle valgte filer bli arkivert i samme dokument

B. Flere dokument med lik informasjon ​

Hvis du huker av for " Opprett et dokument for hvert vedlegg", vil du kunne gi dem ulike titler, men informasjonen du legger inn for dokumentet blir den samme på alle dokumentene.

Åpne/utvid alle feltene og fyll inn informasjon om dokumentet.

Vi nevner:

Dokument tittel: Her foreslås tittelen fra valgt post som dokument-tittel. Du kan beholde denne eller endre.

Avsender/Mottaker (Part):

Alle inngående og utgående dokumenter på ha avsender eller mottaker.
E-postens avsender eller mottaker foreslås automatisk.

Du kan beholde denne, men du kan også slette den eller endre den.

Endre eller slett part ​

For å slette part klikker du på søppelbøtten.
For å redigere part klikker du på blyant.

Legg til ny part ​

Du kan ha flere parter på dokumentet.
For å legge til part, trykk på ”+”.

Velg om part er Person eller Organisasjon.
Fyll inn kontaktinfo.

Du kan klikke på adresseboken for å hente part herfra.

Velg Person eller Organisasjon og søk i søkefeltet.
Klikk på ønsket part i søkeresultatet.

Lagre part.

Overfør til postmottak fra Outlook ​

Pass på at du har markert riktig epost før du fortsetter til "Arkiver dokumenter"
Klikk "VELG"

Velg hvilket arkiv(postmottak) du vil sende til.

Klikk "Overfør til postmottak"

Filene finner du i postmottaket i labOra Saksbehandler.

WARNING

Merk at filene ikke er arkivert. Du har bare sendt dem til postmottaket i labOra Saksbehandler. Gå til postmottak i labOra Saksbehandler for å arkivere postene derfra.