Møtesakene ​

Oversikt møtesaker ​

Åpne arkiv og velg hvilket råd du vil se møtesaker for:

I møtesak-modulen vil du komme til en listevisning av alle møtesaker i valgt råd/utvalg..

Sakene vises i rader og med kolonner som angir saksnummer, når saken ble opprettet, tittel, Vedlegg, Status, Saksbehandler, og hvilket møte saken hører til.

Vis/skjul kolonner ​

Over listen har du en knapp for å velge hvilke kolonner som skal vise i listen.

Endre rekkeføge på kolonnene ​

Kolonnene kan dras og slippes der du ønsker for å få en rekkefølge på kolonnene som er hensiktsmessig for deg.

Sorter i kolonne ​

I toppen av hver kolonne kan du klikke for å sortere etter innhold i denne kolonnen. Klikk igjen for å veksle mellom stigende eller synkende rekkefølge.

Helt nederst kan du velge hvor mange møtesaker du vil se på hver side. Er det mange saker vil det bli flere sider og du kan bla i disse for å se hele utvalget av saker.

Nederst til høyre kan du se hvor mange møtesaker det er i dette rådet/utvalget.

Åpne Møtesak ​

For å åpne en saksmappe klikker du på saks-nummeret.

Opprett ny møtesak ​

Klikk på + for å opprette ny møtesak. (Møtesaker kan også opprettes fra møtet.)

Møtesak info ​

Tittel ​

For å opprette saken må du minst legge inn tittel.

Saknummer ​

Saksnummer blir satt når du oppretter innkalling.

Saksmappe ​

Alle saker må knyttes til en saksmappe hvor saksfremstilling blir arkivert som pdf etter at den er behandlet.
Du kan søke etter saksmapper i arkivet eller du kan opprette en ny saksmappe.

A. Søk etter saksmappe til møtesaken ​

Skriv i søkefeltet for å finne riktig mappe. Søker på nummer og tittel. I venstre del av søkefeltet kan du filtrere på arkivkode. Velger du en kode her søker du kun i denne koden. Hvis du har valgt kode og klikker i søkefeltet, får du opp alle mapper i denne koden.

INFO

Merk deg at søk etter saksmappe går 4 år tilbake. Søker du etter en saksmappe du vet finnes, men får den ikke opp i søkeresultatet, er det sannsynligvis for at sakmappen er opprettet mer enn 4 år siden.

B. Opprett ny saksmappe til møtesaken ​

For å opprette ny saksmappe til denne saken, klikke du på + ikonet til høyre i søkefeltet.

Opprett saksmappe.
Lagre og lukk.

Saksmappe info ​

Når du har valgt eller opprettet saksmappe, kan du se informasjon om saksmappen i høyre felt.

Mer møtesak info ​

I første visning ser du bare de nødvendigste feltene for informasjon. For å legge til mer informasjon på sakmappen kan du klikke "Vis mer" for å se flere felt.

Legg til evt mer informasjon om saken:

Råd/utvalg ​

Dette valgte du i saksmappe-listen før du opprettet møtesak.

Møte ​

Hvis det er opprettet møter for dette rådet/utvalger kan du velge hvilket møte saken skal behandles i.
Hvis du ikke velger et møte vil saken ligge i kølisten og kan hentes inn til sakslisten fra møte.

Saksbehandler ​

Settes automatisk til deg som er innlogget bruker, men er du saksansvarlig kan velge en annen saksbehandler.

Opprettet dato ​

Setter av programmet til dagens dato

Skjerming på møtesak ​

Velg om saken skal ha skjerming i møtesak info under "Vis mer".

Når du legger skjerming på møtesak skjer følgende:

  • Saksfremstillings-dokumentet i arkivet blir påført skjerming med valgt hjemmel.
  • Sakens tittel vil vise i innkallingsdokumentet og på visningssiden.
  • I forhåndsvisningen av sakspapirer i møtet i labOra Saksbehandler ser du saksfremstillingen med vedlegg i sin helhet og kan skrive ut denne/disse.
  • Saksfremstilling og vedlegg vil ikke være tilgjengelige fra rådsmedlemmenes visningsside.

INFO

Om saken skal gå for lukkede dører vedtar rådet i selve møtet. Dette noteres i vedtak.

Skriv saksfremstilling ​

Møtesaken må ha en saksfremstilling.

Klikk i tekstfeltet for å begynne å skrive.
Når du begynner å skrive vil du få frem tekstverktøy.

Skriv forslag til vedlegg ​

Det kan være lurt å skrive inn forslag til vedlegg for å gjøre møtegjennomføringen mer smidig, men dette er ikke påkrevd.

Legg til vedlegg ​

Alle vedlegg til en møtesak skal være arkivert i arkivet.
Du kan hente dokumenter fra arkivet.
Vil du legge ved en fil som ikke er arkivert, må du arkivere den for å ha den som vedlegg. Du kan gjøre dette her ifra saken.

A. Hent vedlegg fra arkivet. ​

Klikk på + og velg "Hent fra arkivet".

Hvis du har valgt saksmappe til denne saken vil du få opp dokumenter fra denne mappen i liste.
Du kan velge å søke deg frem til andre saksmapper for å hente andre dokument.

Huk av dokumentene du ønsker som vedlegg til saken og klikk "Legg til vedlegg".

B. Legg til nytt dokument som vedlegg. ​

For å legge ved en fil som ikke er arkivert, må du arkivere den for å ha den som vedlegg.

Denne arkiveres i saksmappen du har valgt til saken. Du må ha valgt saksmappe til saken for å arkivere nytt dokument herfra.

Klikk på + og velg "Nytt dokument".

Her ser du i toppen at valgt saksmappe er den du arkiverer til.

Fyll informasjon om dokumentet og dra og slipp fil til filopplasting eller klikk for å finne den i filbehandler.

Opprett dokument Lagre og lukk.

Vedlegg liste ​

Vedleggene du har hentet vises som dette.

Hvis du vil fjerne vedlegget klikker du på krysset.

Vedlegg - ulike filformat ​

PDF ​

PDF er på mange måter det enkleste og foretrukne filformat. Dette formatet har forhåndsvisning i arkivet, kan åpnes i nettleser og har fleksible utskriftsmuligheter.

Doc ​

Word-filer kan arkiveres, men det blir generert en pdf for forhåndsvisning.
I arkivet kan du se generert pdf i forhåndsvisning og laste ned doc-filen. Denne forhåndsvisningen er også i postmottaket.
På visningssiden (lenken til rådsmedlemmene) kan du se generert pdf i nettleser og laste ned denne.

Excel ​

Xlsx-filer kan arkiveres, men det blir generert en pdf for forhåndsvisning.
I arkivet kan du se generert pdf i forhåndsvisning og laste ned xlsx-filen. Denne forhåndsvisningen er også i postmottaket.
På visningssiden (lenken til rådsmedlemmene) kan du se generert pdf i nettleser og laste ned denne.

Bilder ​

Jpg- og png-filer kan arkiveres og har forhåndsvisning.
I arkivet kan du se og laste ned filen i orginal-format.
På visningssiden (lenken til rådsmedlemmene) kan du se bilde i nettleser. Her kan du høyreklikke og lagre til din enhet.

Html ​

Html-filer kan arkiveres og har forhåndsvisning.
I arkivet kan du se og laste ned filen i orginal-format.
På visningssiden (lenken til rådsmedlemmene) kan du se filen i nettleser.

Møtesaken i arkivet ​

LabOra Saksbehandler er heldigital slik at møtesaken presenteres for saksbehandler og medlemmer i html-versjon gjennom hele løpet.

Men saken skal arkiveres i arkivet. Når du sender innkalling blir møtesaken arkivert som pdf i valgt saksmappe.
Når protoll blir arkivert, blir pdf overskrevet med ny versjon som inneholder møtebehandling og vedtak.