Arkivnøkkel

Opprett ny arkivnøkkel

Når du skal opprette et nytt arkiv, må du først opprette egen arkivnøkkel til dette arkivet.
Arkivnøkkel 2015 ligger som standard i programmet. Denne er en systemdefinert liste som ikke kan redigeres. For å opprette ny nøkkel, oppretter du en kopi.

Gå til Administrasjon > Arkivnøkkel og trykk på dupliser-ikonet på Arkivnøkkel 2015

Gi kopien en nytt navn. Lagre.

Gjør endringer i arkivnøkkelen

Den arkivnøkkelen du har knyttet til ditt arkiv er redigerbar. Her kan du redigere hver kode og du kan legge til nye koder.

Opprett ny kode i arkivnøkkelen

NB! Når du skal legget til en ny arkivkode, er det viktig at du står på den arkivkoden hvor du vil legge den nye arkivkoden til. Markèr arkivkoden du vil legge ny arkivkode under (blir lyseblå) og velg ”Legg til ny arkivkode”.

Lag ny kode (som er sifferne i koden du står på + et nytt siffer) Gi koden navn.
Lagre.

Gjenta for hver ny underkode.

Tips

I en arkivnøkkel vil alltid kun det laveste nivået kunne brukes i en sak. De to øverste nivåene ( kode med ett eller to siffer ) er kun kategorisering. Koder med tre siffer er de som vanligvis blir brukt, men har denne koden underkoder er det kun underkodene som kan brukes. I en tresifret kode som er i bruk , vil du ikke få legge til underkoder.

Som du ser kan koden slettes og navnet kan endres En kode kan kun slettes om den ikke er i bruk eller ikke har underkoder.