Saksbehandleren - Distribusjon
Send dokument med e-post
Alle dokumenter (filer) uten skjerming kan sendes med e-post.
Informasjon
Eventuelle vedlegg (referanser) blir også sendt med e-posten.
- Åpne dokumentet.
- Klikk på Send e-post-knappen.
Du kommer da til et e-postvindu der du kan angi mottakere og skrive en melding.
Mottakere
Hvis parten(e) på dokumentet har e-postadresse, legges disse automatisk til i mottakerfeltet.
Du kan også legge inn mottakere og eventuelle kopimottakere manuelt.
Emne
Dokumentets navn settes inn som emne, men feltet kan redigeres.
Informasjon
Dokumentnummer legges automatisk til i emnefeltet før emnet.
Melding
Det er lagt inn et forslag til melding. Denne kan beholdes, endres eller suppleres.
Send
Når mottakere er lagt inn og meldingen er klar, klikker du Send.
Merk
Får du ikke sendt dokumentet? Husk at arkivet du sender fra må ha postmottak. Det er e-postadressen til postmottaket som brukes som avsenderadresse.
Avsender på e-posten
Når du sender e-post fra labOra Saksbehandler, brukes e-postadressen som er satt opp for postmottaket til det aktuelle arkivet.
Mottakeren kan svare på e-posten, og svaret vil da gå direkte til postmottaket for arkivet.
Avsenderadressen er altså en «innboksen»-adresse, men vises for mottakeren med navnet på organisasjonen som er registrert på arkivet.
EKSEMPEL
Arkivet til Stornes menighet er registrert på organisasjonen Stornes menighet.
Arkivets adresse til postmottaket er stornes@innboksen.no
Mottatt e-post vil se slik ut:
På mobil (utseendet vil variere avhengig av mobiltype og e-postprogram)
På desktop (utseendet vil variere avhengig av e-postprogram)
E-postleveransen
Mottaker(ne) vil motta en e-post med en lenke til dokumentet (filene) du har sendt, inkludert eventuelle vedlegg.
Lenken er gyldig i 30 dager, og utløpsdatoen vises i e-posten.
Når du klikker på lenken, åpnes en visningsside for dokumentet.
Siden har en navigasjonsmeny til venstre, der du kan bytte mellom filer dersom dokumentet har vedlegg.
Informasjon
Hvis et sendt dokument er en HTML-fil (for eksempel lagret e-post), vil det ikke vises forhåndsvisning. Filen kan da lastes ned.
Besvare mottatt e-post
Mottatt e-post kan besvares.
Svar sendes direkte til postmottaket for arkivet e-posten ble sendt fra.
Distribusjonslogg
labOra Saksbehandler har foreløpig ikke en egen distribusjonslogg, men en administrator kan se sendte e-poster i adminloggen.
- Gå til Administrasjon.
- Klikk på Logg.
Hvis du søker på Send e-post i feltet Handling, vil du få opp alle sendte e-poster.
- Klikk på ikonet til høyre for å se detaljer.
I detaljvisningen kan du se emne, melding og mottakere for den sendte e-posten:
Skriv ut
For å skrive ut dokumenter må du foreløpig skrive ut én og én fil.
Dette kan du gjøre fra forhåndsvisningen, eller ved å klikke på Skriv ut-knappen øverst i dokumentvinduet.
