Saksbehandleren – Arkiver fra Outlook

labOra Arkiv for Outlook er et tillegg som kan installeres i Outlook.

Med dette tillegget kan du logge inn i labOra Arkiv/Saksbehandler direkte fra Outlook og enten sende e-post til postmottaket eller arkivere e-poster og vedlegg.

Mangler du tillegget?

Se hvordan du installerer tillegget.

Logg inn i Outlook-tillegget

• Åpne Outlook.
• Velg den aktuelle e-posten.

• Klikk på Flere apper øverst i Hjem-fanen.

• Velg Arkiv i listen.

• Tillegget labOra Arkiv for Outlook åpnes i et panel til høyre.
• Klikk på Logg inn.
• Bruk samme brukernavn og passord som i labOra Saksbehandler.

Når du har logget inn, kan du velge å arkivere dokumenter eller overføre til postmottak.

Arkiver dokumenter fra Outlook

• Marker riktig e-post.
• Klikk på VELG under Arkiver dokumenter.

1. Vedlegg

Hvis e-posten har vedlegg, vises selve e-posten og hvert vedlegg som egne poster.

• Huk av for postene du vil arkivere.
• Klikk på Fortsett.

Hvis du velger flere filer, lagres de som standard i ett dokument i arkivet.

Du kan senere velge å opprette dem som separate dokumenter dersom ønskelig.

2. Saksmappe (arkivsak)

Dokumentene må arkiveres i en saksmappe (arkivsak).

Du må enten velge en eksisterende saksmappe eller opprette en ny.

Arkiver i en eksisterende saksmappe

Tips

Vær litt tålmodig. Det kan ta noen sekunder før søkeresultatene vises.

• Søk etter ønsket saksmappe.

Du kan søke på både saksnummer og sakstittel.

• Klikk på saksmappen for å velge den.

Arkiver i en ny saksmappe

• Klikk på + for å opprette en ny saksmappe.

• Åpne alle feltene.
• Fyll inn informasjon om saksmappen.

Minstekravet er at alle påkrevde felt fylles ut. Disse er markert med rødt.

Tittel kan inneholde maksimalt 50 tegn.

• Klikk på Opprett saksmappe når informasjonen er fylt inn.

3. Dokument

Viktig

Tenk deg om før du arkiverer flere filer samtidig.

I de fleste tilfeller bør hver fil arkiveres som et eget dokument med unik tittel og dokumentnummer.

Hvis du har valgt flere filer under Vedlegg, blir disse som standard arkivert i ett dokument.

Hvis du huker av for Opprett dokument for hver fil, får dokumentene egne dokumentnumre og titler, men samme dokumentinformasjon.

Flere filer i ett dokument

Hvis du ikke velger Opprett dokument for hver fil, blir alle valgte filer arkivert i samme dokument.

Flere dokumenter med lik informasjon

Hvis du velger Opprett dokument for hver fil, kan dokumentene få ulike titler, men deler samme dokumentinformasjon.

• Åpne alle feltene og fyll inn dokumentinformasjon.
• Klikk på Arkiver når alt er klart.

Dokumenttittel
Tittelen på e-posten foreslås som dokumenttittel. Du kan beholde eller endre den.

Avsender/Mottaker (Part)
Alle inngående og utgående dokumenter må ha minst én avsender eller mottaker.
Avsender eller mottaker fra e-posten foreslås automatisk.
Du kan beholde, endre eller slette denne informasjonen.

Endre eller slett part

• Klikk på søppelbøtten for å slette parten.
• Klikk på blyanten for å redigere parten.

Legg til ny part

Du kan registrere flere parter på dokumentet.

• Klikk på + for å legge til en ny part.

• Velg om parten er Person eller Organisasjon.
• Fyll inn kontaktinformasjon.
• Klikk på Lagre.

• Klikk på adresseboken for å hente en part derfra.

Overfør til postmottak fra Outlook

• Marker riktig e-post.
• Klikk på VELG under Overfør til postmottak.

• Velg hvilket arkiv (postmottak) du vil sende til.
• Klikk på Overfør til postmottak.

Filene blir tilgjengelige i postmottaket i labOra Saksbehandler.

Viktig

Filene er ikke arkivert.

De er kun overført til postmottaket i labOra Saksbehandler.

Gå til postmottaket i labOra Saksbehandler for å arkivere dokumentene derfra.