Saksbehandleren – Arkivnøkkel
Opprett ny arkivnøkkel
Når du skal opprette et nytt arkiv, må du først opprette en egen arkivnøkkel for arkivet.
Arkivnøkkel 2015 ligger som standard i programmet. Dette er en systemdefinert arkivnøkkel som ikke kan redigeres.
For å opprette en ny arkivnøkkel må du først lage en kopi.
- Gå til Administrasjon.
- Velg Arkivnøkkel.
- Klikk på dupliser-ikonet for Arkivnøkkel 2015.
- Gi kopien et nytt navn.
- Klikk på Lagre.
Gjør endringer i arkivnøkkelen
Arkivnøkkelen som er knyttet til arkivet ditt, kan redigeres. Du kan:
- Redigere eksisterende arkivkoder.
- Opprette nye arkivkoder.
- Slette arkivkoder som ikke er i bruk.
Opprett ny kode i arkivnøkkelen
Viktig
Når du skal opprette en ny arkivkode, må du først markere arkivkoden den nye koden skal opprettes under.
- Marker arkivkoden du vil opprette en ny underkode under.
- Klikk på + ved Arkivkoder.
- Opprett en ny kode.
Den nye koden skal bygges opp av sifrene i den overordnede koden, pluss ett nytt siffer. - Skriv inn Tittel.
- Klikk på Lagre.
- Gjenta prosessen for hver nye underkode.
Tips
I en arkivnøkkel kan bare laveste nivå brukes på en sak.
De to øverste nivåene (koder med ett eller to siffer) brukes kun til kategorisering.
Koder med tre siffer er normalt de som brukes på saker. Hvis en tresifret kode har underkoder, er det bare underkodene som kan brukes.
Du kan ikke opprette underkoder på en tresifret kode som allerede er tatt i bruk.
Endre og slette arkivkoder
En arkivkode kan bare slettes dersom den ikke er i bruk og ikke har underkoder.
- Klikk på søppelbøtten for å slette en arkivkode.
- Klikk på blyanten for å redigere en arkivkode.
