Saksbehandleren - e-arkiv

Arkivet lagrer direkte til e-arkiv. Dette skjer automatisk.

Lagre til e-arkiv

Når du lagrer en saksmappe eller et dokument, lagres det til elektronisk arkiv.

For å kontrollere at lagringen til e-arkiv er vellykket, har alle arkivsaker og dokumenter en e-arkiv status.

• E-arkiv status skal stå som OK.

Hvis e-arkiv status viser et rødt symbol, betyr det at noe gikk galt.

• Klikk på pilen til høyre for symbolet for å overføre på nytt.

Tips

Hvis overføring til e-arkiv fortsatt feiler, må du kontakte support hos Vitec Agrando AS.
laborasupport.no@vitecsoftware.com

Om Noark 5.5

En Noark 5-godkjenning betyr at løsningen kan produsere arkivuttrekk som er egnet til langtidslagring. Det vil si at dokumentene lagres i bestandige formater som kan leses i fremtiden.

Godkjente arkivuttrekk er nødvendig for avlevering til Riksarkivaren.
En arkivkjerne skal oppfylle grunnleggende krav til arkivering:

• Arkivdokumenter kommer inn i arkivet, det vil si arkiveres, gjennom dokumentfangst.
• Dokumentene skal organiseres i en arkivstruktur som viser sammenhengen mellom dem.
• Dokumenter må plasseres på riktig sted i arkivet.
• Når dokumenter arkiveres, skal de fryses for all videre redigering.

Dokumentfangst

Dokumentfangst innebærer også at dokumentene tilføres metadata, det vil si informasjon om dokumentenes innhold, kontekst (sammenheng) og struktur.

En viktig funksjon ved metadata er å opprettholde tilliten til dokumentenes autentisitet og troverdighet over tid. Det skal ikke være tvil om at et dokument er ekte, og at det er skapt av den som utgir seg for å ha skapt det.

Det er viktig å merke seg at Noark beskriver et minimum av metadata for hvert objekt, det vil si de metadataene Arkivverket har definert som nødvendige for å sikre dokumentasjon i offentlig sektor i Norge.

Metadata

Metadata har flere viktige funksjoner:

• De binder dokumentene til konteksten de er skapt i.
• De sikrer dokumentenes autentisitet og dermed deres bevisverdi. Uten metadata har dokumenter ingen verdi som arkivdokumenter.
• De er viktige for gjenfinning, tilgangsstyring og skjerming, samt for å styre bevaring og kassasjon (kontrollert sletting av dokumenter med begrenset oppbevaringstid).
• En arkivkjerne skal kunne levere metadata og dokumenter basert på søk fra brukere, enten fra en personlig bruker eller fra et fag- eller forsystem. For å kunne produsere lovpålagte og ønskede rapporter og statistikker må arkivkjernen være tilrettelagt for gjenfinning og sammenstilling av metadata. Offentlig journal er et eksempel på en slik lovpålagt rapport.
• For alle eksterne løsninger som integreres med Noark 5-kjernen, må brukerne være individuelt og entydig identifisert og pålogget.

Informasjon

Brukerne i labOra Saksbehandler bruker sin labOra-konto, som er sikret med tofaktorautentisering.

ISO 30300

I henhold til ISO 30300 skal en registrering ha fire grunnleggende egenskaper:

1. Pålitelighet – Registreringen skal være en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjoner, aktiviteter og fakta, og kunne danne grunnlag for videre aktiviteter.
   Kapittel 1 Innledning side 11 av 121 Arkivverket, 06.12.2018 Versjon 5.0
2. Autentisitet – Registreringen er det den utgir seg for å være, er skapt av riktig avsender og på det tidspunktet den utgir seg for.
3. Integritet – Registreringen er fullstendig og uendret, og beskyttet mot endringer.
4. Anvendelighet – Registreringen kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. Den bør også kunne knyttes til aktiviteten eller transaksjonen som skapte den.