Saksbehandleren - Skriv notat

For å kunne skrive notat må du ha rollen Saksansvarlig eller Saksbehandler.

Notat er satt opp på samme måte som brev. Den største forskjellen er at notat ikke har mottakere og er ment for intern bruk.

Start nytt notat

Som alle andre dokumenter må også notat plasseres i en saksmappe.

• Åpne en saksmappe for å starte et notat.

Opprett kladd

• Klikk på + for nytt dokument.
• Velg Skriv notat.

Lagre kladd

Kladd har autolagring.

Når du har åpnet et notatvindu uten å redigere, kan vinduet lukkes uten at notatet lagres.
Når du har lagt inn informasjon i notatet, blir det lagret som en kladd.

Slett kladd

Kladden kan slettes fra dokumentlisten i saksmappen.

• Klikk på søppelbøtte-ikonet for å slette.

Notatinnhold

Fyll inn informasjon.
Det du legger inn øverst, blir dokumentinformasjon når du produserer notatet/dokumentet.

Logo

Logo settes inn automatisk. Organisasjonsnavnet hentes fra Medarbeideren-organisasjonen som arkivet er knyttet til.

I mapper med arkivkoder fra klasse 8 i arkivnøkkelen vil malen ha logo for Gravplassmyndigheten, hvis dette er definert i adminmodulen.

Dato

Datoen er den datoen notatet blir produsert, og kan ikke endres.

Når du har opprettet en kladd, blir datoen du opprettet kladden stående i kladden, men forhåndsvisningen viser alltid riktig dato.

Arkivkode og dokumentnummer

Dokumentnummer opprettes når notatet blir produsert.

Arkivkode arves fra saksmappen du oppretter notatet i, og kan ikke endres.

Dokumentnummer i kladd viser neste ledige nummer i saksmappen. Hvis du har flere kladder i samme mappe, vil alle ha samme foreløpige nummer.

Skjermingskode

Hvis dokumentet skal skjermes fra offentligheten, må du legge på skjermingshjemmel.

Hvis kladden er opprettet fra en skjermet saksmappe, arver kladden skjermingshjemmel fra mappen.
Hjemmelen kan ikke fjernes, men du kan endre den.

Skjermingskoden vises i notatet, og det opprettede dokumentet følger reglene for skjermingskode.

• Klikk på blyanten for å redigere.

• Velg skjermingskode fra nedtrekksmenyen.

Når du legger på skjerming, kan du sette offentlig tittel på dokumentet.

Det er offentlig tittel som vises til de andre saksbehandlerne i arkivet. Notatene inngår ikke i postjournalen.

• Skriv offentlig tittel for dokumentet.
• Klikk på Lagre.

Hvis du ikke legger til offentlig tittel, vises dokumentet med tittelen [Skjermet].

Tittel

Tittel er påkrevd og kan ha maks 230 tegn.
Tittelen blir dokumentnavn når du produserer notatet.

• Klikk i tittelfeltet for å redigere.

Skriv notatteksten

For å skrive selve notatet klikker du på området for tekstinnhold.

Da får du frem tekstverktøy og kan skrive inn selve teksten i tekstboksen.

Signatur

Ditt navn og tittelen Sekretær settes inn som forslag til signatur. Dette er et redigerbart tekstområde som du kan endre.

• Klikk i tekstfeltet for å redigere.

Beskrivelse

Ved siden av notatet er det et felt for beskrivelse.

Beskrivelsen blir ikke en del av notatet.
Den lagres som beskrivelse i dokumentinformasjonen til dokumentet du er i ferd med å opprette.

Forhåndsvisning

• Klikk på Forhåndsvis notat for å se hvordan notatet ditt vil bli.

Da kommer du til en forhåndsvisning der du kan se hvordan den produserte pdf-filen vil se ut.
Du kan laste den ned eller skrive den ut, men den vil ha vannmerke som viser at dette er en kladd.

Produser notat

• Klikk på Produser notat når alt er klart.
• Klikk på Ja for å bekrefte.

Notatet blir opprettet som et internt dokument i arkivet med produsert pdf-fil.

• Klikk på Lagre og lukk.

Skriv notat som gravplassmyndighet

For fellesråd eller sokn som har gravplassmyndighet, skal dette registreres på arkivet. Da bruker notat skrevet fra klassene for gravplassvirksomhet malen for Gravplassmyndighet.

Registrer gravplassmyndighet

Dette gjøres av administrator.

• Gå til Administrasjon > Arkiv.
• Rediger arkivet.
• Skriv inn navn på Gravplassmyndigheten.
  (Gravplassmyndigheten i "kommune")

Klasse 8 Gravferdsvirksomhet i arkivnøkkelen skal ikke brukes av kirkelige fellesråd der kommunen er ansvarlig for gravferdsvirksomheten.
Hvis du oppretter en mappe her og forsøker å skrive et notat, får du opp en feilmelding.