Skriv notat

Start nytt notat

For å kunne skrive brev må du ha rollen Saksansvarlig eller Saksbehandler.

Som alle andre dokumenter må også brev plasseres i en saksmappe. Du må derfor åpne en saksmappe for å kunne starte et notat.

Opprett kladd

Åpne saksmappe.

Trykk Nytt dokument > Skriv notat

Lagre kladd

Når du har åpnet en notat-vindu kan dette lukkes og er borte, men idet du har lagt inn informasjon i notat vil den være lagret som en kladd. Kladd har autolagring.

Slett kladd

Kladden kan slettes fra dokumentlisten i saksmappen.

Notat innhold

Arbeidsvinduet ditt er satt opp som et notat.

Logo:

Blir satt inn automatisk. Organisasjonsnavnet blir hentet fra den organisasjonen som arkivet er knyttet til i Medarbeideren. I mapper med arkivkoder fra klasse 8 i arkivnøkkelen, vil malen ha logo for Gravplassmyndightene hvis dette er definert i adminmodulen.

Dato

Dato i notatet kan du ikke sette selv. Dato vil være den datoen notatet blir produsert.

Når du har opprettet en kladd, vil dato du opprettet kladden bli stående i kladd, men forhåndsvisningen vil alltid vise riktig dato.

Dokumentnummer

Dokumentnummer opprettes når brevet blir produsert.

Dokumentnummer i kladd viser neste ledige nummer i saksmappen. Hvis du hare flere kladder i samme mappe vil alle disse ha samme foreløpige nummer.

Skjermingskode

Skal dokumentet skjermes fra offentligheten må du legge på skjermingshjemmel. Denne vil vise i brevet og opprettet dokument vil følge regler for skjermingskode.

Hvis kladden er opprettet fra en saksmappe som er skjermet, vil kladden arve skjermingshjemmel fra mappen. Hjemmel kan ikke fjernes, men du kan endre hjemmel.

Når du legger på skjerming vil du kunne sette offentlig tittel på dokumentet. Det er da offentlig tittel som vil vise i postjournal.
Hvis du ikke legger til offentlig tittel vil dokumentet ha tittelen [Skjermet] i postjournalen.

Tittel

Er påkrevd. Maks 230 tegn.
Klikk i tittelfeltet for å redigere tittelen
Tittelen vil bli dokumentnavn når du produserer notatet.

Skriv notatteksten

For å skrive selve notatet klikker du på området for tekstinnhold.

Da får du frem tekstverktøy og kan skrive inn selve notatteksten i tekstboksen.

Signatur

Ditt navn og tittel Sekretær blir satt inn som forslag til signatur, men dette er et redigerbart tekstområde som du kan redigere etter eget ønske. Klikk i tekstfeltet for å gjøre endring.

Tips

Skal du ha flere avsendere i signaturfeltet kan det være lurt å bruke tabell for å stille dem pent opp. Kantene i tabellen vil ikke være synlige i produsert notat.

Beskrivelse

Ved siden av brevet er det felt for beskrivelse.

Beskrivelsen blir ikke en del av notatet, men blir lagret som beskrivelse i dokumentinformasjonen til det dokumentet du er i ferd med å opprette.

Forhåndsvisning

For å se hvordan brevet ditt vil bli kan du trykke på Forhåndsvis notat.

Da kommer du til en forhåndsvisning der du kan se hvordan produsert pdf-fil vil bli.
Denne kan du laste ned eller skrive ut, men den vil ha vannmerke som viser at dette er en kladd.

Produser notat

Når brevet er klart for produksjon, klikk Produser notat.

Du vil få opp et bekreftelsesvindu, og svarer du ja på dette, blir notatet opprettet som et internt dokument i arkivet med produsert pdf-fil.

Skriv notat som gravplassmyndighet

For fellesråd eller sokn som har gravplassmyndighet skal dette registreres på arkivet slik at notat skrevet fra klassene for gravplassvirksomhet bruker notatmal for Gravplassmyndighet.

Registrer gravplassmyndighet.

Dette gjøres av administrator.

Gå til Admin > Arkiv > Rediger arkiv.

Skriv inn navn på Gravplassmyndigheten (Gravplassmyndigheten i "kommune").

Klasse 8 "Gravferdsvirksomhet" i arkivnøkkelen skal ikke brukes av kirkelige fellesråd der kommunen er ansvarlig for gravferdsvirksomhet. Oppretter du en mappe her og forsøker å skrive et brev, vil du få opp feilmelding.