Saksbehandleren – Brukere og rettigheter

Lisensoversikten

• Gå til Administrasjon.
• Velg Brukere/Rettigheter.

Du kan se en oversikt over lisensene dine øverst til høyre.

Total viser antall tilgjengelige lisenser. Deretter vises hvor mange som er i bruk, og hvor mange som er ledige(rest).

Informasjon

For å kunne bruke labOra Saksbehandler må organisasjonen ha en organisasjonslisens som gir administratortilgang.

I tillegg kreves brukerlisens for rollene Saksansvarlig og Saksbehandler for tilgang til arkivet.

Øvrige roller er ikke lisensierte og kan brukes av et ubegrenset antall brukere.

Trenger du flere lisenser?

Kontakt Vitec Agrando: laborasupport.no@vitecsoftware.com

Søk i brukere

Hvis organisasjonen har mange brukere, kan du bruke søkefeltet øverst i brukerlisten.

Opprett bruker

• Gå til Administrasjon.
• Velg Brukere/Rettigheter.
• Klikk på + ved siden av Brukere.

• Fyll inn kontaktinformasjon.
• Huk av for Admin dersom brukeren skal være administrator.

Administratorer har tilgang til å gjøre endringer i modulen Administrasjon.

• Klikk på Lagre.

• Klikk på blyanten for å åpne redigeringsvinduet igjen.

• Klikk på Send invitasjon.
• Klikk på Lukk.

Brukeren mottar en e-post med instruksjoner for å knytte seg til brukerkontoen.

Brukerkortet merkes med Invitasjon er sendt.

Tips

Når brukeren følger lenken i e-posten, kan vedkommende velge mellom å bruke en eksisterende labOra-id eller opprette en ny.

For brukere som allerede har en labOra-id, anbefales det å bruke denne for å unngå flere brukernavn.

Hvis du åpner redigeringsvinduet for en bruker som har besvart invitasjonen, vil det være merket med Bruker er allerede lenket.

En annen måte å se hvilke brukere som kan logge inn, er å kontrollere om de har et brukernavn i brukeroversikten.

Deaktiver bruker

Brukere som ikke lenger skal være aktive, kan frakobles.
De vil da ikke kunne logge inn i systemet.

• Gå til Administrasjon.
• Velg Brukere/Rettigheter.
• Klikk på blyanten på brukeren.
• Fjern avhukingen for Aktiv.
• Velg Fjern lenke.
• Klikk på Lagre.

Brukeren flyttes nederst i brukeroversikten slik at aktive brukere vises øverst.

Slett bruker

Brukere kan ikke slettes hvis de er knyttet til arkivsaker i systemet.

• Gå til Administrasjon.
• Velg Brukere/Rettigheter.
• Klikk på søppelbøtten ved brukeren i brukerlisten.

Rettigheter og roller

En bruker kan ha ulike roller i ulike arkiv.
Det er rollen som avgjør hvilke rettigheter brukeren har i det enkelte arkivet.

Saksansvarlig

• Kan opprette arkivsaker og tildele saker til saksbehandlere.
• Har full tilgang til alle arkivsaker og tilhørende dokumenter.
• Kan lagre, endre og laste ned dokumenter i alle åpne saker.
• Har tilgang til postmottak.
• Kan bruke Outlook-tillegget.
• Kan søke og opprette rapporter.
• Lisensiert rolle.

Saksbehandler

• Kan opprette egne arkivsaker.
• Kan lagre dokumenter i saker vedkommende har opprettet eller fått tildelt.
• Har tilgang til alle arkivsaker og dokumenter uten skjerming.
• Kan lagre, endre og laste ned dokumenter i egne saker.
• Har tilgang til postmottak.
• Kan bruke Outlook-tillegget.
• Kan søke og opprette rapporter.
• Lisensiert rolle.

Ekstern saksbehandler

• Kan registreres som saksbehandler i en sak.
• Ser alle arkivsaker.
• Kan åpne arkivsaker uten skjerming og se dokumentene.
• Kan ikke endre eller laste ned dokumenter.
• Har ikke tilgang til postmottak.
• Kan ikke bruke Outlook-tillegget.
• Kan søke, men ikke opprette rapporter.
• Ikke lisensiert rolle.

Lesetilgang

• Ser alle arkivsaker.
• Kan åpne arkivsaker uten skjerming og se dokumentene.
• Kan laste ned dokumenter.
• Kan ikke endre eller sende dokumenter.
• Har ikke tilgang til postmottak.
• Kan ikke bruke Outlook-tillegget.
• Kan søke, men ikke opprette rapporter.
• Ikke lisensiert rolle.

Sensitiv lesetilgang

• Ser alle arkivsaker.
• Kan åpne alle arkivsaker, også saker med skjerming.
• Kan se dokumentene i disse sakene.
• Kan laste ned dokumenter.
• Kan ikke endre eller sende dokumenter.
• Har ikke tilgang til postmottak.
• Kan ikke bruke Outlook-tillegget.
• Kan søke, men ikke opprette rapporter.
• Ikke lisensiert rolle.

Utvalgssekretær

• Rollen er kun tilgjengelig for organisasjoner som har lisens for møtebehandling.
• Er en tilleggsrolle til Saksansvarlig eller Saksbehandler.
• Gir tilgang til saksmodulen og møtemodulen.
• Kan opprette råd og utvalg.
• Ikke lisensiert rolle.

Tildel rettigheter og roller

• Klikk på + ved brukeren for å tildele rettigheter.

• Huk av for hvilke roller brukeren skal ha i hvilke arkiv.
• Klikk på Lagre.

Brukeren får de nye tilgangene neste gang vedkommende logger inn.