Postmottak

Når er det nyttig å benytte postmottak?

Du kan arkivere til arkivet rett fra Outlook hvis du har tillegget labOra Arkiv for Outlook, og du kan dra og slippe filer direkte til åpent dokument. Det kan likevel være nyttig med postmottak:

• Ved å sende til postmottaket får du sendt dokumentene fra Outlook for å arkivere senere
• Andre sender filer til arkivet som du skal arkivere
• Du har flere epost-kontoer i Outlook og tillegget virker bare på hovedkonto

Det bør være et postmottak for hvert arkiv og et felles postmottak.

Send filer til postmottak

Hvert postmottak har en e-postadresse. ( I vårt tilfelle stornes@innboksen.no )
Send dokumentene til postmottaket/e-postadressen fra din egen e-postleser.

Velg epost. Videresend til e-postadresse.

NB! Hvis du har tillegg i Outlook: Send filer til postmottak med labOra Arkiv for Outlook

E-poster sendt til postmottaket vil separeres til en linje for selve e-posten (html-fil) og en linje for hvert vedlegg.

Arkiver dokument fra postmottak

Gå til Postmottaket i venstre stolpemeny.

Velg rett postmottak(arkiv).

Tilsendt e-post blir delt opp i en linje for hvert element/dokument:

• Html-fil er selve e-posten.
  
• Hvis eposten har vedlegg vil disse ligge som separate filer (en linje for hver)
  

Når du velger fil kan du se forhåndsvisning på høyre halvdel av skjermen.
Forhåndsvisningen i høyre del av vinduet er både praktisk og kjekt og gir deg trygghet på at du lagrer riktig dokument.

Velg filen(e) du skal arkivere, trykk på ”Arkivèr valgte”

Da kommer du til dette vinduet:

TIP

Alle dokumenter må arkiveres i en saksmappe.
Skal du arkivere dokumentet i en saksmappe som finnes fra før, eller skal du opprette en ny saksmappe?

a. Arkiver til eksisterende saksmappe

Skal dokumentet arkiveres i en eksisterende saksmappe, søk deg frem til saksmappen.
Enkelt søk søker på tittel og saksnummer, avansert søk søker på arkiv, dato og arkivkode.

b. Arkiver til ny saksmappe

Skal dokumentet arkiveres i en ny saksmappe, trykk på + for å opprette ny saksmappe..

Når du har opprettet en ny saksmappe eller fått et søkeresultat, klikker du på «Arkivèr til denne saksmappen» på rett saksmappe-linje.

Fyll inn dokumentinformasjon. (se kap.4 Informasjon om dokument)

Lagre dokument.

Gjenta for hvert dokument (filer som ligger igjen i postmottak).

Slette i postmottaket

TIP

Hold orden i postmottaket!!!

Filer i postmottaket som ikke skal arkiveres bør slettes.
Postmottaket skal være så ryddig som mulig. Her bør ingenting ligge lenge.

For å slette poster i postmottaket, huker du av de postene som skal slettes og klikker på "Slett valgte"

Bla i postmottaket

Hvis det ligger veldig mange poster i postmottaket kan du ha nytte av informasjonen du finner nederst under listen.

Nede til høyre kan du se antall poster og antall poster valgt.

Er det flere poster enn siden kan vise vil de ligge som flere sider du kan bla til.
Nede til venstre kan du velge hvor mange poster du ønsker på hver side, og du kan bla deg videre til neste side med pilene.