Saksbehandleren - Postmottaket

Når er det nyttig å benytte postmottak?

Du kan arkivere til arkivet rett fra Outlook hvis du har tillegget labOra Arkiv for Outlook, og du kan dra og slippe filer direkte til åpent dokument. Det kan likevel være nyttig med postmottak:

• Ved å sende til postmottaket får du sendt dokumentene fra Outlook for å arkivere senere.
• Andre kan sende filer til arkivet som du skal arkivere.
• Du har flere epost-kontoer i Outlook og tillegget virker bare på hovedkonto.

Det bør være et postmottak for hvert arkiv og et felles postmottak.

Send filer til postmottak

Hvert postmottak har en e-postadresse (for eksempel: stornes@innboksen.no).
Du kan sende dokumentene til postmottaket/e-postadressen fra din egen e-postleser.

• Velg en epost.
• Videresend eposten til e-postadressen til postmottaket.

E-poster sendt til postmottaket vil separeres til en linje for selve e-posten (html-fil) og en linje for hvert vedlegg.

Tips

Hvis du har tillegg i Outlook: Send filer til postmottak med labOra Arkiv for Outlook.

Arkiver dokument fra postmottak

• Gå til Postmottaket i venstre stolpemeny.

Velg postmottak

Programmet husker hvilket postmottak du brukte sist, men alle postmottak du har tilgang til er tilgjengelig i nedtrekksliste.

• Velg rett postmottak(arkiv).

Velg dokumenter

I oversikten den tilsendte e-posten blir delt opp i en linje for hvert element/dokument:

• En pdf-fil er selve e-posten.
• Hvis eposten har vedlegg vil disse ligge som separate filer (en linje for hver)

Når du velger en fil kan du se forhåndsvisning på høyre halvdel av skjermen. Forhåndsvisningen er både praktisk og gir deg trygghet på at du lagrer riktig dokument.

• Velg filen(e) du skal arkivere.
• Klikk på Arkiver valgte.

Velg saksmappe

Du kommer videre til vinduet der saksmappe må velges.

Viktig

Alle dokumenter må arkiveres i en saksmappe.
Velg om du skal arkivere dokumentet i en saksmappe som finnes fra før, eller skal du opprette en ny saksmappe.

Arkiver til eksisterende saksmappe

Enkelt søk søker på tittel og saksnummer, avansert søk søker på arkiv, dato og arkivkode.

• Søk deg frem til saksmappen.

Arkiver til ny saksmappe

Dersom saksmappen finnes ikke fra før.

• Klikk på + for å opprette ny saksmappe.

• Klikk på Arkiver til denne saksmappen i rett saksmappe-linje.

• Fyll inn dokumentinformasjon.

Lagre dokument

• Klikk på Lagre.

Gjenta for hvert dokument (filer som ligger igjen i postmottak).

Slette i postmottaket

Viktig

Hold orden i postmottaket!

Filer i postmottaket som ikke skal arkiveres bør slettes. Postmottaket skal være så ryddig som mulig. Her bør ingenting ligge lenge.

• Merk av postene som skal slettes.
• Klikk på Slett valgte.

Bla i postmottaket

Hvis det ligger veldig mange poster i postmottaket kan du ha nytte av informasjonen du finner nederst under listen.

Nede til høyre kan du se antall poster og antall poster valgt.

Er det flere poster enn siden kan vise vil de ligge som flere sider du kan bla til.

Nede til venstre kan du velge hvor mange poster du ønsker på hver side, og du kan bla deg videre til neste side med pilene.