Saksmapper og dokumenter

Alle dokumenter i arkivet er lagret i saksmapper.
Når du klikker deg inn i arkivmodulen kommer du til saksmappe-listen.

Åpne arkiv

I toppen av siden kan du åpne ønsket arkivet. Hvis du åpner flere arkiv vil de ligge ved siden av hverandre som faner.

Fest (pin) arkiv som din favoritt.

Hvert arkiv har et pin-symbol (tegnestift) som du kan klikke ”på” eller ”av”.
Å ”pinne” et arkiv betyr at det vil åpnes automatisk hver gang du logger deg inn.

Pin av arkiv virker på tvers av modulene.

Saksmappelisten

I arkivet du har åpnet vil du se saksmappene i listeform.

Vis/skjul kolonner

Over listen har du en knapp for å velge hvilke kolonner som skal vise i listen.

Endre rekkeføge på kolonnene

Kolonnene kan dras og slippes der du ønsker for å få en rekkefølge på kolonnene som er hensiktsmessig for deg.

Sorter i kolonne

I toppen av hver kolonne kan du klikke for å sortere etter innhold i denne kolonnen. Klikk igjen for å veksle mellom stigende eller synkende rekkefølge.

Filtrer i kolonne

I toppen av hver kolonne kan du klikke på filter-ikon for å gjøre en filtrering.

Når du har gjort en filtrering vil den vise som en brikke i filteroversikt.

Tips

Filtrer med tekst
Når du skal filtrere med tekst (f.eks i kolonnene for tittel og beskrivelse) kan du skrive deler av ordene og bruke mellomrom for å filtrere på deler av flere ord.
Filtrer med antall
Når du skal filtrere på antall dokumenter kan du bruke tegnene > og < for å filtrere på flere enn eller færre enn.
Filtrer med arkivkode
Når du skal filtrere på arkivkode kan du bruke alle nivåene i arkivnøkkelen.

Fjerne filter

Filtrering kan fjernes ved å

Klikke på kryss i brikke
Klikke filter-ikon i kolonne og trykke Nullstill
Klikk Tøm alle for å fjerne alle filter

Informasjon

Valg du gjør for listevisningen lagres per arkiv
De valgene du gjør for saksmappelisten lagres på din bruker og gjelder din visning i dette arkivet helt til du velger en annen visning.

Bla i saksmappelisten

Helt nederst kan du velge hvor mange saksmapper du vil se på hver side. Er det mange saksmapper vil det bli flere sider og du kan bla i disse for å se hele utvalget av mapper.

Nederst til høyre kan du se hvor mange saksmapper det er i arkivet innenfor den filtrering du har gjort.

Åpne saksmappe

For å åpne en saksmappe klikker du på saksmappenummeret.

Opprett saksmappe

Gå inn på Arkiv. Velg det arkivet du skal opprette saksmappe i. (Valgt arkiv er understreket) Klikk + for ny saksmappe

Saksmappe info

Fyll inn informasjon. Påkrevde felt er merket med rød stjerne (disse må fylles ut for å lunne lagre saksmappen)

Saksmappe tittel.

Er påkrevd. Maks 50 tegn.

Beskrivelse:

Vær nøye med tittel og beskrivelse, det gjør det lettere for andre å bruke arkivet.

Arkivkode:

For å finne riktig arkivkode kan du jobbe deg nedover i kategoriene. Åpne kategori ved å klikke på liten pil. Du kan også skrive rett inn i feltet for å finne rett kode. Du får opp forslag til kode i reslultat. Klikk på ønsket kode for å velge denne.

I denne visningen ser du bare de nødvendigste feltene for informasjon. For å legge til mer informasjon på sakmappen kan du klikke "Vis mer" for å se flere felt.

Fyll inn evt. mer informasjon:

Inn/opprettet dato:

Settes automatisk tid her og nå. Kan endres.

Registrert dato:

Settes automatisk tid her og nå. Kan ikke endres.

Status:

Under behandling: Arkivsaken er åpen.
Avsluttet: Arkivsaken er avsluttet. Kan ikke åpnes igjen.
Utgår: Arkivsaken og alle dokumenter i saken slettes. (Registreringen blir stående i listen med [SLETTET] i tittel slik at det ikke blir hull i nummerserien).

Avsluttet dato:

Settes automatisk tid her og nå når saken settes til avsluttet. Kan endres bakover i tid inntil opprettet dato.

Skjerming:

Hvis arkivsaken er unntatt offentlighet må du velge en lovhjemmel som referanse for unndragelsen.

Saksmappenummer:

Opprettes automatisk. Består av Forkortelsen til arkivet + fortløpende nummer.

Saksbehandler:

Velger automatisk den som er innlogget, men du kan velge annen saksbehandler.

Part:

For å legge til part klikk på +.

Huk av for om part er person eller organisasjon.
Skriv inn informasjon om parten. Kun navn er påkrevd felt.

NB! Du kan hente part fra adresseboken:

For å hente part i adresseboken klikker du på navnet (aktiv lenke)

Når du har hentet part fra adressebok eller skrevet inn ny part, klikk "Lagre".

Når du lagrer en part må du velge om du vil lagre parten i adresseboken.
Hvis du henter part fra adresseboken, men endrer informasjon, får du spørsmaål om å oppdatere eksisterende part eller lagre som ny part til adresseboken.
Klikker du "Lukk" forblir parten slik den var i adresseboken, men lagres med endringer i saksmappen.

Nøkkelord:

Nøkkelord er forhåndsdefinert av administrator i nøkkelordlister.
Velg liste og klikk på ”Nøkkelord”.
Huk på nøkkelordene du vil knytte til saken.

Når du har lagt inn ønsket informasjon på mappen, kan du lagre sakmappen. Lagre-knappene finner du som i de fleste labOra-program i høyre stolpe.

Slett saksmappe

Åpne saksmappen og sett status til "Utgår".

Du vil da få opp et vindu for å bestemme hva du vil gjøre med dokumentene (eller filene for å være mer presis) i saksmappen.

Hvis du velger "Send til postmottak" vil du finne filene fra dokumentene i postmottaket og kan evt registrere dem på ny til en annen saksmappe i arkivet.

Hvis du velger "Last ned fil" vil du finne filene i Nedlastinger på maskinen din.

Arkivet skal ikke ha hull i nummerserien, slik at selve mappe-registringen blir stående markert som slettet:

Dokumentlisten

Alle dokumenter ligger som nevn i en saksmappe. Åpne saksmappe for å se dokumenter.
Dokumentene i mappen vil vise i listeform. Dokumentene vises i rader og med kolonner som angir saksnummer, når saken ble mottatt eller opprettet, tittel, beskrivelse dokumenttype.

Filter i dokumentlisten

I toppen av hver kolonne kan du klikke på filter-ikon for å gjøre en filtrering.

Åpne dokument

For å åpne et dokument klikker du på dokumentnummeret.

Opprett dokument

Åpne saksmappe. Klikk + for nytt dokument

Dokument info

Fyll inn informasjon. Påkrevde felt er merket med rød stjerne (disse må fylles ut for å kunne lagre dokumentet)

Tittel:

Er påkrevd. Maks 50 tegn.

Dokumenttype:

Når du skal legge til dokumenter selv kan du velge typene Inngående, Utgående eller Notat.

Status:

Settes automatisk tii journalført. Kan settes til utgår som er å slette dokumentet.