Råd og utvalg

Forutsetniger for å kunne opprette råd

For å kunne opprette råd og utvalg og gjøre endringer på disse må du ha rollen utvalgssekretær.

Oppsett av råd og utvalg finner du i admin-modulen.
Gå til administrasjon > Råd/utvalg

Hvis du markerer et råd/utvalg kan du se informasjon om rådet/utvalget i faktaboks til høyre.
Under denne kan du også se medlemmene i rådet.

Opprett råd eller utvalg

Gå til administrasjon > Råd/utvalg og klikk + for å opprette nytt råd eller utvalg.

Fyll in informasjon om rådet/utvalget. Påkrevde felt er merket med rødt.

Navn på råd/utvalg: Påkrevd felt.

Forkortelse: Maks 4 tegn. Viser sammen med farge i sak og møtelister.

Farge: Fargen vil opptre ulike steder i programmet for å hjelpe deg å skille de ulike rådene.

Plasser møtebok: Velg arkivkode for plassering av møtemapper. Møtemappene vil inneholde dokumenter som blir produsert av programmet som innkallinger, faste saker og protokoller fra møtene.

Type råd/utvalg: Her kan velge fellesråd, menighetsråd eller utvalg. Dette har ingen direkte konsekvenser foreløpig, men det kan komme spesielle tilpasninger for type råd i den videre utviklingen av programmet.

Målform: Målformen du velger her vil gjøre seg gjeldene i logoer og dokumenter som blir produsert av programmet. (Målform ellers i programmet er styrt av nettleserinnstillingene dine)

Fakturer sms: Velg organisasjon for fakturering av sms som blir sendt til rådsmedlemmene med innkallinger til møte.

Lagre.

Legg til medlemmer i rådet

LabOra Saksbehandler har kobling mot Medarbeideren og henter eller lagrer kontaktkort for rådsmedlemmene der.

For å legge til et medlem skriver du inn i søkefeltet.

Søker omfatter alle kontakter med organisasjonstilhørighet og grupper i organisasjonen som gjeldende arkiv er registrert på.

Hvis personen du søker er blandt søkeresultatet, klikker du på denne for å legge til som rådsmedlem.

Finner du ikke personen du søker i søkeresultatet, kan du klikke på "Opprett nytt medlem".

Lagre.
Lagre rådet.

Advarsel

Medlemmet blir ikke lagret til rådet før du også lagrer rådet.

Verv

Når du henter eller oppretter medlemmer blir verv satt til "medlem".

Du kan endre verv på medlemmene direkte i listen eller i redigeringsvindu.

Verv er forhåndsdefinert. Du kan ikke opprette egne verv.

• Leder. Rådet må ha leder for å kunne sende innkalling.
• Nestleder. Må i leders fravær settes som leder.
• Medlem.
• Varamedlem.
• Andre innkalte. Denne kan du bruke til f.eks. økonomiansvarlig eller byggansvarlig som møter fast.
• Prest. (Også kalt geistlig reresentant)
• Sekretær. Kan brukes hvis sekretær ikke selv er bruker i programmet, men normalt er sekretær bruker i labOra Saksbehandler med rollen Utvalgssekretær.

Fødselsnummer

For å kunne velge rådsmedlem til digital signering av protokoll, må fødselsnummer registreres på hvert rådsmedlem.

Kontakter som har fødselsnummer på sitt kontaktkort når de hentes inn fra Medarbeideren, får dette med. Skal det legges til etterpå, må det legges til i labOra Saksbehandler.

Rådsmedlemmer i Medarbeideren

Medlemmer du henter fra Medarbeideren har allerede kontaktkort der.
Medlemmer som du oppretter fra labOra Saksbehandler får et kontaktkort i Medarbeideren.
Dette kontaktkortet (i Medarbeideren) vil inneholde kontaktinformasjon og evt. fødselsnummer, men ikke verv.
Medlemmet vil også få organisasjonstilhørighet til organisasjonen som rådet er opprettet i.

Endre informasjon på kontakten

• Oppdatering av kontaktkortet i Medarbeideren vil ikke automatisk oppdatere informasjon i labOra Saksbehandler.
• Oppdatering på kontaken i labOra Saksbehandleren vil bli oppdatert på kontaktkortet i Medarbeideren når du lagrer rådet.

Kontaktkortet i Medarbeideren inneholder ikke verv.

Systemgrupper: Råd og utvalg

Alle medlemmene, hentet eller opprettet, vil bli medlemmer i en systemgruppe i Medarbeideren under Råd og utvalg.

• Alle kan se møter for Råd og utvalg i kalenderen.
• Alle kan sende sms og e-post til medlemmene i Råd og utvalg.
• Det er ikke mulig å legge til medlemmer i systemgruppen fra Medarbeideren.
• Det er ikke mulig å planlegge møter på rådet fra Medarbeideren.