e-Arkiv ​

Lagre til e-arkiv ​

Arkiv lagrer direkte til e-arkiv.

Dette skjer automatisk: Når du lagrer en saksmappe eller et dokument, lagres det til elektronisk arkiv. For at du skal være sikker på at lagringen til e-arkiv er vellykket, har alle arkivsaker og dokumenter en e-arkiv status. Denne skal stå som OK.

Hvis E-arkiv status viser rødt symbolbetyr det at noe gikk galt. Du kan klikke på pilen til høyre for symbolet for å forsøke å øverføre på ny.

Hvis overføring til e-arkiv feiler må du kontakte support hos Vitec Agrando as. laborasupport.no@vitecsoftware.com

Om Noark 5.5 ​

En Noark 5-godkjenning betyr at løsningen kan produsere arkivuttrekk som er egnet til langtidslagring. Det vil si at dokumentene blir lagret i bestandige format som kan leses i fremtiden.

Godkjente arkivuttrekk er nødvendig for avlevering til riksarkivaren En arkivkjerne skal oppfylle grunnleggende krav til arkivering.

Det betyr:
Arkivdokumenter kommer inn i arkivet, dvs. arkiveres, gjennom dokumentfangst.
Dokumentene skal organiseres i en arkivstruktur som viser sammenhengen mellom dokumentene.
Dette innebærer at dokumenter må plasseres på riktig sted i arkivet. Når dokumenter arkiveres, skal de fryses for all videre redigering.

Dokumentfangst ​

Dokumentfangst innebærer også at dokumentene tilføres metadata, dvs. informasjon om dokumentenes innhold, kontekst (sammenheng) og struktur. En viktig funksjon til metadata er å opprettholde tilliten til dokumentenes autentisitet og troverdighet over tid. Det må ikke være tvil om at et dokument er ekte, og at det er skapt av den som utgir seg for å ha skapt det. Det en skal huske når det gjelder Noark er at den beskriver et minimum av metadata på hvert objekt, eller mer presist, de metadata som arkivverket i Norge har bestemt er minimum for å sikre dokumentasjonen i offentlige Norge. Metadata er informasjon om dokumentet.

Metadata ​

Metadata har flere viktige funksjoner:

  • Det er metadataene som binder dokumentene til den konteksten de er skapt i.
  • Metadataene sikrer de elektroniske dokumentenes autentisitet og dermed deres bevisverdi. Uten metadata vil ikke dokumenter ha verdi som arkivdokumenter.
  • Metadata er også viktig for fremfinning, tilgangsstyring og skjerming, i tillegg til å styre bevaring og kassasjon, dvs. en kontrollert sletting av alle dokumenter som har en begrenset oppbevaringstid.
  • En arkivkjerne skal kunne levere metadata og dokumenter basert på spørringer fra brukere av løsningen, uavhengig av om spørringen initieres av en personlig bruker eller fra et fag- eller forsystem. For at arkivkjernen skal kunne produsere lovpålagte og ønskede rapporter og statistikker, er det nødvendig at kjernen er tilrettelagt med tjenester eller funksjoner for gjenfinning og logiske sammenstillinger av metadata. Offentlig journal er et eksempel på en slik lovpålagt rapport.
  • For alle eksterne løsninger som skal integreres med Noark 5 kjernen, må brukerne av den eksterne løsningen være individuelt og entydig identifisert og pålogget.

Brukerne i labOra Saksbehandler bruker sin labOra-konto som er sikret med to-faktor autentisering.

I følge ISO 30300 skal en registrering inneha disse fire grunnleggende egenskapene:

  1. Pålitelighet – en pålitelig registrering har et innhold som en kan stole på er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjonene, aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres, og skal kunne danne grunnlag for etterfølgende transaksjoner og aktiviteter. Kapittel 1 Innledning side 11 av 121 Arkivverket, 06.12.2018 Versjon 5.0
  2. Autentisitet – registreringen er hva den utgir seg for å være, er skapt av den som utgir seg for å ha skapt den, og er skapt på det tidspunktet den utgir seg for å være skapt.
  3. Integritet – innebærer at registreringen er fullstendig og uendret, dvs. den er sikret mot endring.
  4. Anvendelighet – innebærer at registreringen kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres i direkte forbindelse til forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den.