Brukere/rettigheter

Når du er inne på Brukere/Rettigheter kan du se oversikt over dine lisenser oppe i høyre hjørne. Total er antall lisenser tilgjengelige, dernest ser du hvor mange som er i bruk og hvor mange som er ledige (rest).

INFO

For å kunne bruke labOra Saksbehandler må en ha en organisasjonslisens som gir administratortilgang.
I tillegg må du ha brukerlisens for rollene saksansvarlig og saksbehandler for tilgang til arkiv.
Øvrige roller er ikke lisensiert (fritt antall).
Trenger du flere lisenser, kontakt Vitec Agrando AS.

Opprett bruker

Gå til Administrasjon > Brukere/Rettigheter og velg ”Ny bruker”.

Fyll inn kontaktinfo og huk på for administrator hvis brukene skal være det.
Å være administrator betyr at brukeren har tilgang til å gjøre endringer i ”Administrasjon”. ”Lagre”

Gå tilbake til redigeringsvindu for brukeren ved å klikke på pennen.

Send invitasjon til brukeren.
Lukk.

Brukeren mottar en e-post med instruksjoner for å knytte seg til brukerkontoen.

TIP

Når brukeren går til vedlagt link, vil hen kunne velge mellom å bruke en/sin eksisterende labOra-id (brukernavn) eller å opprette en ny. For de som har en labOra-id fra før vil det være gunstig å bruke denne slik at en ikke har mange brukernavn.

Hvis du åpner redigeringsvinduet til en brukeren som har besvart invitasjonen, skal det se slik ut:

”Bruker er allerede lenket” betyr at brukeren nå kan logge seg på hvis hen har adminrettigheter eller er blitt tildelt roller.

En annen måte å se hvilke brukere som kan logge seg inn, er å se om de har brukernavn i brukeroversikten.

Slett bruker

Brukere kan ikke slettes hvis de er knyttet til arkivsaker i systemet.
Brukere som ikke skal være aktive i arkivet lenger kan frakobles (fjern lenke). De vil da ikke lenger kunne logge seg inn i systemet.

For å slette bruker, klikk på søppelbøtten ved brukeren i brukerlisten.

For å frakoble bruker, åpne redigeringsvindu til bruker og klikk på ”Fjern lenke”.
Hvis du i tillegg fjerner avhukingen på Aktiv, vil de legge seg sist i brukeroversikten slik at det er de aktive og reelle brukerne som viser øverst i oversikten.

Søk i brukere

Hvis du har mange brukere i organisasjonen kan det være til hjelp å bruke søkefeltet i toppen av brukerlisten.

Tildel rettigheter / roller

Gi nå brukeren roller. En bruker kan ha ulike roller i ulike arkiv.
Det er rollen som definerer hvilke rettigheter brukeren har i gitt arkiv.

Saksansvarlig:

• Kan opprette arkivsaker og tildele saken til saksbehandler.
• Har full tilgang til alle arkivsaker, både egne og andres, og tilhørende dokumenter.
• Dvs kan lagre, endre og laste ned dokumenter i alle åpne saker.
• Har tilgang til postmottak. Kan ha Outlook Add-in.
• Kan søke og opprette rapporter.
• Lisensiert.

Saksbehandler:

• Kan opprette egne arkivsaker.
• Kan lagre dokumenter (med og uten skjerming) i arkivsaker en er blitt tildelt eller har opprettet selv.
• Har tilgang til alle arkivsaker og dokumenter uten skjerming.
• Kan lagre, endre og laste ned dokumenter (med og uten skjerming) i sine tildelte saker.
• Har tilgang til postmottak. Kan ha Outlook Add-in.
• Kan søke og opprette rapporter.
• Lisensiert.

Ekstern saksbehandler:

• Kan registreres som saksbehandler i sak av annen saksbehandler/saksansvarlig.
• Ser alle arkivsaker.
• Kan åpne arkivsaker uten skjerming og se dokumentene i disse.
• Kan ikke endre eller laste ned dokumenter.
• Har ikke tilgang til postmottak. Kan ikke ha Outlook Add-in.
• Kan søke, men ikke opprette rapport.
• Ikke lisensiert.

Lesetilgang:

• Ser alle arkivsaker.
• Kan åpne arkivsaker uten skjerming og se dokumentene i disse.
• Kan ikke endre eller laste ned dokumenter.
• Har ikke tilgang til postmottak. Kan ikke ha Outlook Add-in.
• Kan søke, men ikke opprette rapport.
• Ikke lisensiert.

Sensitiv lesetilgang:

• Ser alle arkivsaker.
• Kan åpne alle arkivsaker og se dokumentene i disse.
• Kan ikke endre eller laste ned dokumenter.
• Har ikke tilgang til postmottak. Kan ikke ha Outlook Add-in.
• Kan søke, men ikke opprette rapport.
• Ikke lisensiert.

Utvalgssekretær:

• Denne rollen er kun tilgjengelig for organisasjoner som har lisens for møtebehandling.
• Dette er en tilleggsrolle til Saksbehandler eller Saksansvarlig.
• Gir tilgang til saksmodul og møtemodul.
• Kan opprette råd/utvalg.
• Ikke lisensiert.

Gi tilgang til arkiv

For å gi tilgangsrettigheter, trykk på plusstegnet ved brukeren.

Huk av for hvilken rolle brukeren skal ha i hvilke arkiv. Brukeren har tildelte tilganger fra neste gang brukeren logger seg inn.