Saksbehandleren – Råd og utvalg

For å kunne opprette råd og utvalg, og gjøre endringer i disse, må du ha rollen Utvalgssekretær.

• Gå til modulen Administrasjon.

• Velg Råd/utvalg.

Hvis du markerer et råd eller utvalg, kan du se informasjon om det i faktaboksen til høyre.

Under denne vises også medlemmene i rådet eller utvalget.

Opprett råd eller utvalg

• Gå til Administrasjon.
• Velg Råd/utvalg.

• Klikk på + for å opprette et nytt råd eller utvalg.

• Fyll inn informasjon om rådet eller utvalget.

Påkrevde felt er merket med rødt.

• Navn på råd/utvalg

• Forkortelse
  Maksimalt fire tegn. Vises sammen med farge i saks- og møtelister.

• Farge
  Fargen brukes ulike steder i programmet for å gjøre det enklere å skille råd og utvalg fra hverandre.

• Plasser møtebok
  Velg arkivkode for plassering av møtemapper. Møtemappene inneholder dokumenter som produseres av programmet, som innkallinger, faste saker og protokoller.

• Type råd/utvalg
  Velg om dette er et fellesråd, menighetsråd eller utvalg.

• Målform
  Målformen du velger her brukes i logoer og dokumenter som genereres av programmet. Språket ellers i programmet styres av nettleserinnstillingene.

• Fakturer SMS
  Velg organisasjon for fakturering av SMS-er som sendes til rådsmedlemmene.

• Møtesak startnummer
  Nummereringen starter på 1 hvert år. Hvis du tar i bruk møtemodulen etter at det allerede er behandlet saker dette året, må du angi neste ledige nummer.

• Orienteringssak startnummer
  Nummereringen starter på 1 hvert år. Hvis du tar i bruk møtemodulen etter at det allerede er behandlet saker dette året, må du angi neste ledige nummer.

• Ta med i protokoll
  Protokollen inneholder alltid vedtak fra møtesaker. Hvis du også ønsker å ta med saksfremstilling, forslag til vedtak og/eller møtebehandling, kan du velge dette her.

• Klikk på Lagre når alle opplysningene er fylt ut.

Legg til medlemmer i rådet

labOra Saksbehandler er integrert med Medarbeideren og henter eller lagrer kontaktkort for rådsmedlemmene der.

• Skriv inn et navn i søkefeltet for å legge til et medlem.

Søket omfatter alle kontakter med organisasjonstilhørighet og alle grupper i organisasjonen som det aktuelle arkivet er registrert på.

• Klikk på personen i søkeresultatet for å legge vedkommende til som rådsmedlem.

• Klikk på Opprett nytt medlem hvis personen ikke finnes i søkeresultatet.
• Fyll ut informasjon om personen.

• Klikk på Lagre.
• Klikk deretter på Lagre i rådet eller utvalget.

Advarsel

Medlemmet blir ikke lagt til i rådet før du også lagrer rådet eller utvalget.

Verv

Når du henter inn eller oppretter medlemmer, blir vervet automatisk satt til Medlem.

Du kan endre verv direkte i listen eller i redigeringsvinduet.

Vervene er forhåndsdefinerte og kan ikke endres eller opprettes på nytt.

• Leder
  Rådet må ha en leder for å kunne sende innkalling.
• Nestleder
  Må settes som leder dersom lederen er fraværende.
• Medlem
• Varamedlem
• Andre innkalte
  Kan brukes for personer som møter fast, for eksempel økonomiansvarlig eller byggansvarlig.
• Prest
  Også kalt geistlig representant.
• Sekretær
  Kan brukes dersom sekretæren ikke er bruker i programmet. Normalt vil sekretæren være bruker i labOra Saksbehandler med rollen Utvalgssekretær.

Fødselsnummer

For å kunne velge et rådsmedlem til digital signering av protokoll, må fødselsnummer være registrert på medlemmet.

Kontakter som allerede har fødselsnummer registrert i Medarbeideren, får dette med når de hentes inn.

Hvis fødselsnummer skal registreres senere, må dette gjøres i labOra Saksbehandler.

Rådsmedlemmer i Medarbeideren

Medlemmer som hentes fra Medarbeideren har allerede et kontaktkort der.

Medlemmer som opprettes i labOra Saksbehandler, får automatisk opprettet et kontaktkort i Medarbeideren.

Kontaktkortet i Medarbeideren inneholder kontaktinformasjon og eventuelt fødselsnummer, men ikke verv.

Medlemmet får også organisasjonstilhørighet til organisasjonen som rådet er opprettet i.

Endre informasjon på kontakten

Oppdateringer som gjøres på kontaktkortet i Medarbeideren, oppdaterer ikke automatisk informasjonen i labOra Saksbehandler.

Oppdateringer som gjøres på kontakten i labOra Saksbehandler, blir derimot oppdatert på kontaktkortet i Medarbeideren når du lagrer rådet.

Kontaktkortet i Medarbeideren inneholder ikke informasjon om verv.

Systemgruppe: Råd og utvalg

Alle medlemmer som hentes inn eller opprettes, blir automatisk lagt til i en systemgruppe i Medarbeideren under Råd og utvalg.

• Alle medlemmer kan se møter for Råd og utvalg i kalenderen.
• Alle medlemmer kan sende SMS og e-post til gruppen Råd og utvalg.
• Det er ikke mulig å legge til medlemmer i systemgruppen fra Medarbeideren.
• Det er ikke mulig å planlegge møter for rådet eller utvalget fra Medarbeideren.