Arbeide med oversikten

Du finner ikonet Kontakter og Grupper i venstre marg på Medarbeideren.

Arbeidsflaten din for Kontakter og Grupper vil se slik ut.

Dersom skjermen din er for smal for å vise alle alternativer for handling, vil de legge seg under "..." på verktøylinjen øverst.

Når du kommer inn i oversikten vil du stå på øverste nivå som du har tilgang til og Alle kontakter.

Velg hvilke organisasjon du vil jobbe med, dersom du har tilgang til flere.

Bruk søkefeltet dersom du husker navnet på gruppen du vil finne. Eller bla frem i navigasjons oversikten.

Sortering

Kontaktene i navigasjons oversikten vil bli sortert etter:

Alle kontakter, Funksjoner, Grupper, Kirkelige handlinger, Råd og utvalg, Credo brukere.

Funksjoner

Du kan ikke legge til kontakter her. Funksjon tildeles inne på den enkeltes kontaktkort.

Bruk for å se alle funksjonene dere har og hvilke kontakter står oppført med disse. Send SMS eller e-post til alle i gruppen.

Grupper

Du kan legge til og fjerne kontakter her. Du kan opprette og slette Grupper.

Alle brukere av Medarbeideren kan redigere Grupper.

Advarsel

Dersom du får melding om at du mangler tilgang for å redigere en gruppe - kontakt din administrator. Dersom noen har gitt seg selv tilgangsrettighet, så blir alle andre låst ute. Admilistrator kan fjerne personer med tilgang og gjøre gruppen redigerbar igjen for alle.

Tips

Her finnes administrator veiledning.

Kirkelige handlinger

Du vil kun se denne skesjonen dersom du har rollen Menighetsbruker. Du vil se Dåp og Vielse kun hvis dere også bruker labOra Menighet og Påmeldinger. Du kan ikke legge til kontakter her.

Under Kirkelige handlinger vil dere finne kontaktene relatert til Dåp, Vielse, Gravferd og informasjon om relasjoner.

Disse gruppene opprettes automatisk som følge av at dere bruker Påmeldinger og labOra Menighet.

Kontaktene i gruppene vil ha tilsvarende Merke: Dåp, Vielse og Gravferd.

Råd og utvalg

Du vil se Råd og utvalg kun hvis dere også bruker labOra Saksbehandleren. Du kan ikke legge til kontakter her. Gruppene er dannet fra informasjonen i labOra Saksbehandler.

Bruk for å se hvilke kontakter er medlem i forskjellige råd og utvalg. Send SMS eller e-post til alle i gruppen.

Credo brukere

Du vil se Credo brukere kun dersom dere også bruker Credo appen. Du kan ikke legge til kontakter her.

Bruk for å se hvilke kontakter er brukere av Credo frivillighets appen. Send SMS eller e-post til alle i gruppen.

Ny kontakt

Funksjonen Ny kontakt vil være aktivert når du står i valgt organisasjon og Alle kontakter.

Alle brukere av Medarbeideren kan opprette en Ny Kontakt.

Dersom kontakten skal få Bruker rolle i Medarbeideren, er det en administrator som må tildele Bruker rollen til kontaktkortet.

Tips

Les mer om opprettelsen av kontakter.

Les mer om opprettelse av nye brukere her.

Ny gruppe

Funksjonen Ny gruppe vil være aktivert når du har markert Grupper i navigasjons treet.

Alle brukere av Medarbeideren kan opprette en Ny Gruppe.

Tips

Les mer om Grupper her.

Vis relasjoner

Funksjonen Vis relasjoner vil bli aktivert, når du står i en liste av kontakter.

Vis relasjoner vil åpne et panel til høyre.

Marker kontaktene du vil se relasjoner til.

Denne informasjonen kan skrives ut fra Importer/Eksporter, Eksporter kontakter med relasjoner.

Vis alle

Når du står i en overordnet gruppe som har flere grupper under seg, kan du bruke funksjonen Vis alle for å se alle unike kontakter i hovedgruppen og alle undergruppene samlet.

Samlet antall vil vise nederst til høyre ved Antall poster.

Oppdater

Bruk denne funksjonen for å laste inn innholdet i siden på nytt etter endringer.

Importer / Eksporter

Du kan importere kontakter fra Excel ark eller fra SKMR.

Du kan eksportere kontakter til Menighet eller til fil.

Importer kontakter

Importerer fra Excel fil.

Velg Importer/Eksporter - Importer kontakter.

Bla og finn filen du skal importere informasjon fra.

I eksempelet under har vi valgt fil Nye kontakter.xlsx og ser forhåndsvisning av informasjoen fra filen.

Når du trykker på Neste vil du få mulighet å velge hvordan du ønsker å legge kontaktene til - som tilknyttet en organisasjon eller som medlem i en gruppe, eller begge deler.

Når du går videre får du mulighet til å oppgi hvilken kolonner i Excel filen skal samsvare med hvilken felt i kontaktkort i Medarbeideren.

I eksempelet har vi valgt følgende. Navn = Fornavn, Etternavn = Etternavn, Mobil = Mobil, Epost = E-post (Std).

Etter du velger Importer får du informasjon om antall kontakter som skal importeres. Bekreft import.

Sjekk i gruppen din om kontaktene har blitt lagt til på rett måte.

Overfør til Menighet

Overfører konfirmanter fra en gruppe til Menighet program.

Denne fuksjonen lar deg overføre konfirmanter fra en gruppe til Menighet. Menighetsbruker overfører derfra konfirmantene videre til Medlemsregisteret.

Marker alle konfirmant kontaktene som du ønsker å overføre fra gruppen.

For å være sikker på at alle har Konfirmant merke høyreklikk på de markerte kontaktene og velg Legg til merke / Konfirmant.

Velg konfirmasjonsdato, klokkeslett og sted.

Alle kontaktene som overføres samtidig må ha felles konfirmasjonsdato, klokkeslett og sted.

Du vil få en bekreftelse om at kontakter er overført.

Advarsel

Konfirmanten som overføres må ha som minimum:

• Navn
• Etternavn
• Konfirmantmerket
• Personnummer

Hent fra SKMR

Henter data fra Medlemsregisteret.

Personen som importerer data til gruppe fra SKMR trenger å ha tilgang i eKirkebok/ Medlemsregisteret til soknet det importeres fra.

Opprett en mappe for kontaktene du skal importere.

Søk opp medlemmer og hent inn data.

Eksport

Du kan eksportere visning i gruppen til Excel, PDF, Csv.

Rapporter

Skriv ut rapporter fra gruppene.

Følgende rapporter er tilgjengelig: , Etikett, Navneskilt.

Telefonliste

Oppmøtelister

Gruppemedlemmer med kontaktinfo

Kontaktkort

Kontaktkort skrives ut et kort per A4 ark, med alle detaljene om kontakten.

Konfirmanter med detaljer

Konvolutt

Velg mellom C4 og C5 konvolutt.

Etikett

Der finnes mange forhåndsdefinerte utskrifter for Standard etikett skrevet på labelmaskin-3,5x8,8cm og forskjellige typer Avery etikett.

Navneskilt

Velg mellom Navneskilt utskrift eller Navneskilt – sortert etter postnummer.

Merker

Bruk filteret Merker for å finne ut hvem i gruppen har/ har ikke merket Konfirmant.

SMS-Historikk

En Bruker vil kunne se historikken for sine egne utsendte SMS.

En admisistrator vil kunne se historikken for alle SMS sendt fra organisasjonen.

Handlinger og utseende

Handlinger - Legg til i gruppe, Slett kontakt, Send SMS, Send e-post vil være synlig når minst en kontakt er markert i oversikten.

Handlingen Slett kontakt vil slette hele kontaktkortet. Dersom du ønsker å kun fjerne kontakten fra gruppen, høyreklikk på kontakten og velg Fjern kontakt fra gruppe.

Handlingen Send e-post har en pil ved sidean som viser alle e-post alternativer du har.

Tips

Les mer om SMS utsendelsen i artikkelen Send SMS til en gruppe.

Vis / skjul kolonner

Velg hvike kolonner skal vise for deg. Dette er individuelle innstillinger og påvirker kun visningen for deg selv.

Rediger i listen

Aktiver dersom du ønsker å redigere kontaktinformasjon rett i oversikten uten å åpne kontyaktkortet.

Kort-Visning

Kortvisningen gir deg rask informasjon om kontaktene inkludert hvilke funksjoner dem har, medlemskap i grupper og annet.

Legg til medlem

Hent inn eksisterende kontakter til din gruppe.