Lag ny avtale
Du kan opprette ny avtale i Medarbeideren på 2 forskjellige måter.
- Trykke på Ny avtale på Øverste verktøy linje.
- Dobbeltklikke rett i kalenderen på ønsket tidspunkt.
For den nye avtalen kan du velge å fylle inn Emne, Start/Slutt og Etikett og lagre avtalen med disse detaljene.
Du kan også velge å trykke på Vis mer og få opp full redigerings visning.
Full redigering
Full redigering visning for en avtale er delt inn i 6 faner: Beskrivelse, Ressursplanlegging, Skjerikirken, Tilgangsrettigheter, Sjekkliste, Vedlegg.
Dersom du legger til avtalen en utvidelse, som fører med seg påmelding (Dåp eller Vielse), vil en til fane legge seg til i listen: Utvidelse.
Du kommer først inn på fanen Beskrivelse i full redigerings modus.
Beskrivelse
Hele arbeidsflaten din vi se slik ut.
I eksempelet har Anne lagt til emne Test avtale 1 og etikett Arbeidsmøte.
Emne
Emne er et fritekst felt og kan endres av deg når som helst.
Avtalemal
Avtalemaler legges inn i systemet av en administrator i organisasjonen din. Kontakt administrator i ditt organisasjon dersom du ønsker en ny mal.
Dersom dette er en stndard avtale, kan du velge å legge på avtalen en av de tilgjengelige malene.
Malen inneholder emne, forhåndsdefinerte ressurser og andre innstillinger som er satt av administrator.
Hele dagen
Dersom du setter på Hele dagen så vil hele den aktuelle dagen bli booket for denne avtalen.
Etiketter
Etiketter er et pre-definert felt.
Dette feltet henter inn alle etiketter som administrator har lagt til for din organisasjon. Velg et eller flere etiketter.
Informasjon
Etiketten fargemarkerer avtalene og hjelper å holde god oversikt i Kalenderen. Etiketten gir flere muligheter for å søke opp forskjellige typer avtaler i Kalenderen senere. (Ex. antall gudstjenester der kor har deltatt siste 24 mnd).
Utvidelser
Velg utvidelser som vil være i bruk for denne avtalen.
Utvidenlene gir avtalen din nye tilleggs funksjoner.
| Utvidelse | Funksjoner |
|---|---|
| Arrangement | Avtalen vil vise i Gudstjeneste planlegger for ressurs planlegging og føring av statistikk. |
| Dåp | Vil åpne muligheten for å legge til åpne dåps plasser under fanen UTVIDELSE. |
| Dåpssamtale | Avtalen vil bli mulig å velge som Dåpssamtale til en dåps påmelding. Dåpssamtale avtalen skal bli koblet til dåps gudstjeneste avtalen. |
| Gravferd | Avtalen vil vise i Gudstjeneste planlegger for ressurs planlegging og føring av statistikk. |
| Gruppeaktivitet | Markerer aktivitet som deltakere melder seg på gruppevis. Administrert via https://arrangement.medarbeideren.no/ |
| Gudstjeneste | Avtalen vil vise i Gudstjeneste planlegger for ressurs planlegging og føring av statistikk. |
| Nattverd | Avtalen i Gudstjeneste planlegger blir merket for føring av Nattverd statistikk. |
| Rådsmøte | Markerer avtaler som er blitt opprettet fra labOra Saksbehandleren. Kun personer med rollen Utvalgssekretær i labOra Saksbehandleren kan endre avtalen. |
| Vielse | Avtalen vil vise i Gudstjeneste planlegger for ressurs planlegging og føring av statistikk. Vil åpne muligheten for å legge til åpne vielses plasser under fanen UTVIDELSE. |
Eier
Feltet viser avtale eier. Den som oppretter avtalen blir automatisk lagt til som eier. Du kan endre dette dersom nødvendig. Kan merkes som privat dersom du er den eneste ressursen i avtalen.
Privat
Markerer avtaler som er private. Ingen andre enn eier vil kunne gjøre endringer på en privat avtale eller se innholdet i denne.
Overvåk spesielt
Setter du på denne funksjonen, vil du kunne filterer ditt kalender etter dette merket og få oversikt over disse avtalene.
Påminnelse
Lar deg velge om du vil få en påminnelses pop-up i Medarbeideren før dette møtet, og hvor lang tid i forkant skal varselen komme.
Regelmessighet
Dersom du slår på Regelmessighet så vil følgende alternativ åpne for deg.
Når en avtale er blirr lagret som regelmessig vil du kunne velge ved senere redigering om du ønsker å endre kun et avtale i serien eller endre hele serien av avtaler.
Advarsel
Pass på å aktivere Regelmessighet før du lagrer avtalen. Det kan ikke aktiveres senere.
Avtale Beskrivelse
Dette er et fritekst felt. Informasjon i dette feltet kan bli publisert på nett.
Digitalt arrangement
Sett på dette valget dersom møtet skal holdes digitalt og legg ved lenken til det digitale møtet i feltet Lanke.
Publiser til web (Vitec Agrando nettsider)
Publiser til web knappen vil være kun synlig for organisasjoner der Vitec Agrando leverer nettsiden.
Hvis du velger å sette på Publiser til web vil avtalen bli publisert til deres nettsider.
Ressursplanlegging
Fanen for ressursplanlegging vil se slik ut.
I eksempele thar Anne opprettet avtalen i sin egen kalender, det er derfor hun er allerede lagt til som ressurs i avtalen.
Dersom du velger å opprette avtalen rett i kalenderen til menigheten eller fellesrådet, vil det stå Organisasjonen som første ressursen i avtalen.
Her i fra kan du fylle på med personer, organisasjoner, lokaler og utstyr og funksjoner du trenger for å gjennomføre møtet.
I eksempelet under har vi booket:
- Utstyr: Videokanon
- Lokalet: Kursrom (For kursrommet har vi endret tid til 11:00-12:30 for å gjøre forberedelser).
- Person: Siri Frivillig (For Siri har vi endret tid til 11:00-12:30 så Siri kan gjøre forberedelser).
- Funksjon: Arrangementsansvarlig (For nå tomt).
- Gruppe: Staben (Våre deltakere).
Du kan velge å legge til flere ledige funksjoner som skal bemannes senere. Eller legge til flere personer og fordele funksjonene til dem senere.
I eksempelet under velger vi å tildele Funksjonen Arrangementsansvarlig til Hege Kantor og tildele Siri funksjonen Tekniker.
Skjerikirken
Kun synlig for Vitec Agrando nettside kunder.
Informasjonen, som skal overføres til skjerikirken.no, skal oppgis her.
Publiser til web (Kirkepartneren nettsider)
Kun stynlig for Kirkepartneren nettside kunder.
Her kan informasjonen oppgis som skal føres til både nettsidener og skjerikirken.no.
Tilgangsrettigheter
Når du legger til personer med tilgangsrettigheter på avtalen, så blir resten automatisk låst ute.
Vi anbefaler å kun bruke denne muligheten for særskildte avtaler og å ta som utgangspunkt ellers, at alle avtaler skal være åpne for alle medarbeidere.
Du kan styre om personer du legger til skal kunne Lese, Redigere og/ eller Slette avtale.
En administrator av Medarbeideren kan gi seg selv tilgang til en avtale med begrensede tilgangsrettigheter, dersom nødvendig.
Sjekkliste
Lag dine egne punkter for sjekklisten eller legg til forhåndsdefinert sjekkliste mal. Malene blir lagt til og oppdatert av administrator i ditt organisasjon.
Vedlegg
Lagring av dokunment vedlegg på avtaler har separat lisens. Sjekk hos Vitev Agrando dersom du får ikke lastet opp fil.
Last opp filer, som du ønsker å dele med alle deltakere i møten.
I denne fanen kan du i tillegg lenke til en annen avtale, som du er deltaker i. Søk opp rett avtale fra kalenderen.
Handlinger
Du kan velge å maksimere menyen ved å trykke på pilen øverst.
I høyre marg vil du finne et meny med forskjellige handlinger: Lukk, Lagre og lukk, Lagre, Slett, Skriv ut, Send SMS, Send e-post, Vis logg.
Vis logg
Loggen inneholder informasjon tilbake i tid om alle handlinger utført på avtalen. Du kan sjekke loggen når som helst dersom du lurer på når ble avtalen sist endret, hvem endret hva, hvem har fått SMS eller e-post om avtalen og mye annet.