Administrasjon

Litt om forskjell på Skjema-tid og Normalarbeidstid:

Mange arbeidstakere (f.eks. kirkegårdsarbeidere, sekretærer, ansatte på kirketorg eller kontor) vil ha fast arbeidstid (normalarbeidstid). Størrelsen på stillinger kan variere, så det første man må gjøre er å lage maler for alle aktuelle normalarbeidstider i fellesrådsområdet.

Andre arbeidstakere har uregelmessig og varierende arbeidstid, ut fra aktiviteter i menigheten. Når de skal lage en plan for arbeidstid i en periode, trenger de å ta starte med en mal som har riktig timetall for sin stilling (Skjema-mal). I Normalarbeidstidsskjema legger man inn evt. flekstid. I Skjema-mal legger man ikke inn flekstid, de som bruker skjema har automatisk fleks.

Skjema mal

Klikk på ”Administrasjon” og velg ”Skjema mal”. Trykk på ”Ny mal” øverst til venstre i vinduet. Det kommer da opp et redigeringsvindu:

Gi skjemaet et selvforklarende navn, f. eks.: ”50% - 37,5 t” eller ”100% - Kantor”

Ta arbeidstid fra menyen oppe til høyre og dra inn på dagene personen skal jobbe. Dersom fellesrådet har avtale om ubetalt lunsj, bruker man ”Arbeid inkl. pause”, ellers bruker man bare ”Arbeid”.

For å justere arbeidstidsbolken, dra i topp eller bunn, eller dobbeltklikk på bolken og skriv inn tidspunkt. For å kopiere arbeidstid til en annen dag, hold nede Ctrl-tasten og dra bolken over til en annen dag.

Når det gjelder kantorer og organister, legges bare 80% av arbeidstiden inn, det er den som skal planlegges. De resterende 20% er ubundet tid, som bare skal føres i timeregistreringen.

Når skjemamaler er laget, kan arbeidstakerne velge sitt riktige skjema og så planlegge kommende planperiode. Adminsitrator kan tildele skjemamaler til de ansatte så de bare ser et (eller flere) skjema som er aktuelt for dem.

Man kan redigere eksisterende skjema eller slette dem. Det er mulig å sortere skjemaene i en logisk rekkefølge. Bruk knappen ”Rekkefølge” og flytt dem opp og ned.

Skjema kan også sorteres alfabetisk med knappen "Sorter alfabetisk".

Normalarbeidstid mal

De som arbeider normaltid, trenger også maler.

Velg ”Administrasjon” -> ”Normalarbeidstid mal” og tykk på ”Nytt skjema”. Gi skjemaet navn og legg inn arbeidstid ut fra dager man arbeider og ut fra stillingsstørrelse.
Dersom ansatte skal kunne ha flekstid, må man legge inn flekstid på hele dagen, noen timer før og noen timer etter den faste arbeidstiden. Velg da ”Fleks” i menyen til høyre og dra den inn, og juster lengden ved å dra – eller ved å dobbeltklikke og skrive inn tidspunkt. Man må legge inn noe flekstid også på lørdager og søndager dersom personen noen gang skal kunne arbeide på disse dagene og føre det som positiv fleks.
Man kan også lage en mal der man legger noe fleks på morgenen og noe fleks på ettermiddagen, men ikke midt på dagen. Da vil arbeidstakeren få en arbeidsplan med såkalt «kjernetid» der man ikke kan la være å arbeide f. eks. mellom kl. 1000 og 1400, men kan flekse før og etter.

Man kan lage en mal som veksler mellom to versjoner i løpet av året (gjelder når man har sommertid/vintertid):

Trykk på knappen ”Legg til alternativ”, velg dato for når alternativet skal gjelde, lag malen og lagre.

Gjør man feil eller man ønsker å endre på perioder, trykker man bare på søppeldunken og starter på nytt.

Dersom man trykker på trekanten ved siden av skjemanavn, vil man se hvem som bruker denne malen, og også hvem som tidligere har brukt den (rød farge)

Man kan ikke slette en mal for normalarbeidstid som er i bruk. Men man kan inaktivere den. Når man lager ”Normalarbeidstid mal” med alternativer (f. eks. skifte sommer/vinter) kan alternativet slettes.

Innstillinger (type arbeid)

Det er mulig å redigere lengde og farge på arbeidstids-kategoriene ved å trykke på ”Rediger”.

Fridager

Hvis alle som har normalarbeidstid skal ha en spesiell fridag (f. eks. fredag mellom Kr. Himmelfartsdag og lørdagen etterpå, eller lille-julaften), så er det mulig å legge inn en konkret dato som fridag i normalskjema. Velg ”Ny”, velg dato, gi fridagen et navn, og lagre/lukk. Man kan også legge inn f.eks. en halv fridag.

Man kan så (evt.) kopiere til alle normalarbeidsplaner. Og man kan kopiere fra år til år. Programmet legger som standard inn fri etter kl. 1200 på julaften, nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag. Dette gjelder for alle som har normalarbeidstid.

Fravær

Det er mulig å endre på rekkefølgen av fraværskategorier, slik at de mest aktuelle kommer opp først i listen når en arbeidstaker søker om fravær. Klikk på fanen ”Fravær” og så på ”Rekkefølge fravær”. Dra og slipp fraværstype til ønsket rekkefølge. Lagre og lukk.

Brukerrettigheter

Dette punktet gir mulighet til å administrere en del brukerrettigheter:

Man kan gi tilgang til nye administratorer og avslutte administratorer. Administratorere kan her velge om de vil få tilsendt en ukentlig epost med oversikt over alt som venter på godkjenning i organisasjonen. Kryss av under "Motta e-post" for å få denne eposten.

Man kan koble opp en bruker som er lagt inn i TID før vedkommende fikk brukertilgang i medarbeideren. Klikk i boksen "koble bruker" under "Inviter brukere" og deretter på "koble valgte brukere". Brukeren blir da koblet og kan deretter logge seg inn i TID.

For å opprette nye brukere i TID, se veiledning under "Administrasjon-ORG"

Man kan skifte passord for brukere, men vi anbefaler at den enkelte bruker selv gjør det på agrando.no - nederst på siden under «Snarveier».

Delegering

Ved å trykke på denne fanen, kommer man til et vindu der man kan delegere tilgang til andre enn lederne.

I hver underorganisasjon har man muligheten til å delegere eller å gi tilgang til en ny administrator. I dette eksempelet: Delgering eller ny administrator i Avd. Kirkevergen.

Delegering:

Det kan kun gjøres til en person på samme nivå som topplederen i underorganisasjonen. Dvs. at dersom man har daglige ledere i menighetene, kan man gi en daglig leder i en menighet tilgang til å være sjef også i en annen menighet . Ved å trykke på ”Ny delegering”, kommer det opp et vindu, og man velger person (i en liste på andre sjefer på samme nivå). Velg også perioden delegeringen skal skje i. Man må sette fra-til-dato.

Ny administrator: Det fungerer på samme måte, men her kan man gi en bruker administrasjonstilgang på dette nivået. Da må man ha brukernavn til den personen som skal få tilgang. Skriv inn brukernavn, og TID finner personen. Velg tidspunkt personen skal ha tilgang fra. Tilgangen vil vare til man fjerner denne brukeren eller avslutter administrasjonstilgangen (begge deler gir samme resultat: personen vil ikke ha tilgang til mer enn seg selv neste gang han/hun logger seg inn). For å fjerne: Velg personen. Trykk på enten ”fjern bruker” (da vil brukeren ikke lenger ligge der), eller ”Avslutt administrator” (da vil brukeren ligge der, og man kan gi tilgang ved en senere anledning uten å finne personen på nytt via brukernavnet).

Fellesrådsleder

Dersom man ønsker at leder i fellesrådet skal godkjenne kirkevergens timeregistreringer og fraværssøknader/sykefravær, kan man legge inn fellesrådsleder i programmet. Fellesrådsleder vil bare se kirkevergens data og ingen andres. Opprett fellesrådsleder først som ”bruker” i Medarbeideren, legg deretter brukeren inn via "Administrasjon-Org" og huk av for at vedkommende er fellesrådsleder.

Aktivitet (spesifisering)

I tillegg til å spesifisere arbeid som enten ”Arbeid” eller ”Positiv fleks” (”Positiv ubunden tid”) kan man også spesifisere på menighet, prosjekt, type arbeid m.m. Administrator må først opprette menigheter, prosjekter, type arbeid osv. Det gjøres ved å gå til Administrasjon ->Aktivitet (Spesifikasjon)

Velg ”Legg til” og legg til f. eks. ”Stornes menighet” og ”Lillenes menighet», ”Prosjekt 1” og ”Prosjekt 2” osv. etter hva man har bruk for.

Man kan trykke på hver linje og se info om hvem som kan spesifisere på aktiviteten, når den er gyldig, og når den sist var brukt. Ved å velge ”Rediger”, kan man sette sluttdato for når denne aktiviteten skal kunne spesifiseres. Hvis det er aktivitet som ikke har vært i bruk på lang tid, kan man slette den. Men ikke gjør det før det har gått noen måneder etter bruk, da beholder man statistikken som man kanskje trenger.

Når brukeren da fører timer, vil det være mulig å spesifisere noe arbeid knyttet til Prosjekt 1 og noe arbeid knyttet til Prosjekt 2. Negativ og positiv fleks (negativ og positiv ubunden tid) kan også spesifiseres.

Ved utskrift av Timeregistreringen vil spesifiseringen vise per dag:

Og nederst på utskriften vil det vise per måned:

Det som står som ”Arbeid” og ”Positiv fleks” er da arbeid/positiv fleks som ikke er spesifisert opp mot noen av prosjektene.

Under Godkjenning->Timeregistrering finnes det en knapp som heter ”Eksport”, der man kan ta ut en Excel-rapport og velge hvilke aktiviteter man ønsker å ta ut.